10 redenen waarom projecten boven budget gaan

Statistisch gezien is minstens 85 procent van elk project in zekere mate boven het budget. Dit is vaak te wijten aan onvoorziene gebeurtenissen die verder gaan dan menselijke controle. Gelukkig kunt u de kansen in uw voordeel beïnvloeden als u zich bewust bent van wat er mis zou kunnen gaan. Door ruimte te laten in uw budget voor het onverwachte en een noodplan te ontwikkelen, kunt u de kans op onvoldoende geld verminderen.

Onervarenheid van projectleider

Onervarenheid van de leider van een project kan betekenen dat elk aspect ervan onbedoeld verkeerd kan worden beheerd, inclusief het budget. Hoewel het waar is dat er voor elke onderneming een eerste keer is, kan een projectleider die niet op de hoogte is van de verantwoordelijkheden van de functie meer hindernissen tegenkomen dan iemand die goed thuis is in het zien van een project van begin tot eind. Neophyte-projectleiders hebben meer begeleiding en overzicht nodig tijdens het hele proces, of op zijn minst een mentor die vertrouwd is om voorzichtig en objectief advies te geven.

Slechte communicatie / management van personeel

Om een ​​project te ontwikkelen, moet in alle fasen nauwkeurige en tijdige communicatie aanwezig zijn. De projectleider moet duidelijk aangeven wat er nodig is en wat er gebeurt met leveranciers, aannemers, bemanningsleden / teamleden en beheerders. Individuele bemanningsleden / teamleden moeten ook goed met elkaar communiceren. Misverstanden tijdens de planning en uitvoering leiden ertoe dat taken niet goed worden uitgevoerd. Het corrigeren van de situatie kan leiden tot tijdverlies en budgetoverschrijdingen. Collega's moeten elkaar tijdens het hele proces op de hoogte houden, zodat geprojecteerde tijdlijnen convergeren en onverwachte kosten minimaal zijn.

Menselijke fout

Menselijke fouten variëren van een weggelaten of misplaatst decimaal op een balans tot de verkeerde uitrusting of benodigdheden die worden besteld. Welke vorm het ook aanneemt, fouten kunnen kostbaar zijn. De meeste vormen van menselijke fouten kunnen worden beperkt door een ogenblik de tijd te nemen om documenten, bestellingen en eventuele wijzigingen te controleren.

Verlies door schade of storing

Wanneer belangrijke apparatuur ter plaatse wordt gebroken, tijdens de installatie wordt beschadigd of niet naar behoren functioneert, moet deze opnieuw worden besteld, vervangen of gerepareerd om het project weer op de rails te krijgen. Elk van deze situaties kan een onverwachte kostenpost zijn voor het toegewezen budget. Een percentage van elk projectbudget moet van tevoren worden gereserveerd om te voorkomen dat geld wordt weggeleid van begrote behoeften (maximaal 30 procent).

Relaties met leveranciers

Problemen met externe contractanten, leveranciers of leveranciers kunnen van invloed zijn op uw projectbudget. Gebruik alleen leveranciers die een uitstekende reputatie hebben als betrouwbaar en bekwaam. Gebrek aan professionaliteit, onvermogen om deadlines te halen en onbetrouwbaar werk, betekent dat er tijdens het project een andere leverancier wordt gevonden en dat er nieuwe vergoedingen worden betaald om een ​​vervanger te contracteren.

Werknemers Ziekteverzuim

Een zekere mate van ziekteverzuim kan optreden als gevolg van ziekte of noodsituaties, maar als het excessief is, zal dit het succes van een project belemmeren. De personen die voor een speerpunt van een project zijn gekozen, moeten volledig persoonlijk worden geïnvesteerd om het tot het einde te doorlopen en zorgvuldig door het management te worden gekozen. Als werknemers halverwege het project moeten worden vervangen, zijn vertragingen waarschijnlijk te wijten aan de training / leercurve die de nieuwe persoon moet ondergaan. Als een aantal personeelsleden verloren gaat en niet wordt vervangen, zal het moeilijker zijn om de taak uit te voeren, met minder mensen die meer taken hebben.

Slecht vakmanschap

Toegewezen taken moeten niet alleen op tijd worden voltooid, ze moeten ook goed worden uitgevoerd. Slechte werkprestaties waarvoor meer dan één aanpassing of herziening vereist is, kosten meer geld vanwege overwerkvereisten en kunnen elk budget belasten. Het hebben van geschoolde en ervaren professionals in een project kan het verschil maken.

Omgevingsfactoren

Er kan weinig worden gedaan aan slecht weer of natuurrampen. Een project kan onverwacht en voor onbepaalde tijd worden uitgezet vanwege omstandigheden die verhinderen dat teamleden ter plaatse aankomen, de levering van benodigdheden uitstellen of resulteren in gedeeltelijk of totaal verlies. Herstellen van dit soort tegenslagen is niet eenvoudig, maar het toewijzen van geld aan verzekeringen in de initiële planningsfase van een project is verstandig.

Gebrek aan vooruitziendheid

Slechte planning is verantwoordelijk voor de meeste begrotingstekorten. Simpel gezegd, wanneer minder geld dan nodig is toegewezen voor een project, is het een zekerheid dat er meer geld nodig zal zijn om het project tot een goed einde te brengen. Niet begrijpen wat financieel voor een onderneming nodig is, van salarissen tot overheadkosten, kan ertoe leiden dat er in een vroeg stadium geld tekort komt.

Slechte toewijzing van middelen

Gebudgetteerde gelden moeten oordeelkundig worden gebruikt om exorbitante bestedingen in niet-vitale gebieden te voorkomen. Te veel geld uitgeven in een gebied en niet genoeg in een ander gebied kan het hele project in gevaar brengen, vooral in een klein bedrijf met beperkte middelen. Een voorbeeld zou de bouw / renovatie van een keuken zijn waarbij de kosten werden verlaagd door gebruik te maken van goedkopere vloermaterialen om veel duurdere, zwaardere apparaten te kunnen aanschaffen. Na de installatie van de vloer werden de apparaten afgeleverd. De ondermaatse vloeren waren beschadigd toen de apparaten werden binnengebracht en er moet nu nieuwe vloerbedekking worden besteld. Niet alleen de tijdlijn is getroffen, maar ook het budget. Een betere keuze zou zijn geweest om kwalitatief goede, redelijk geprijsde vloeren en apparaten te bestellen om het budget onder controle te houden en het project op schema te houden.