10 regels voor juiste zakelijke bijeenkomst Etiquette

Het naleven van de juiste etiquette voor een zakelijke bijeenkomst zorgt voor respect tussen de deelnemers aan de vergadering, helpt de vergadering op tijd te beginnen en te eindigen en bevordert een sfeer van samenwerking. Een gebrek aan etiquette en slechte planning zijn twee van de belangrijkste redenen waarom veel zakelijke bijeenkomsten falen. Leer de zakelijke etiquette van uw werknemers om ervoor te zorgen dat de vergaderingen van uw bedrijf effectief zijn.

1. Vroeg aankomen (geen excuses)

Komen tot de locatie van de zakelijke bijeenkomst ten minste 15 minuten te vroeg. Dit toont respect en stelt u in staat een zitplaats te vinden en zich te bevinden voordat de vergadering begint.

2. Volg de agenda

De voorzitter van de vergadering moet een vergaderagenda ten minste één week van tevoren naar elke deelnemer sturen. Deelnemers moeten de voorzitter ten minste 48 uur voorafgaand aan de vergadering vragen over de agenda laten uiten. De voorzitter en betrokken deelnemer hebben dan tijd om te bepalen of er wijzigingen moeten worden aangebracht. De agenda moet ook de begin- en eindtijden van de vergadering vermelden.

3. Wees grondig voorbereid

Elke deelnemer moet naar de vergadering komen met alle materialen en gegevens die ze nodig heeft en een goed begrip van het onderwerp van de vergadering. Het hele doel van de bijeenkomst is om het onderwerp te bespreken. Je hebt ieders tijd verspild als je niet bereid bent om een ​​bijdrage te leveren.

4. Neem reguliere pauzes

Vergaderingen zouden om de twee uur een pauze moeten houden om ervoor te zorgen dat de deelnemers gefocust blijven. Richt op pauzes van ongeveer 20 minuten, en het eten breekt ongeveer 30 minuten lang.

5. Volg de dresscode

De voorzitter moet aangeven wat voor soort kleding voor de vergadering vereist is, ofwel zakelijk of zakelijk, en deelnemers moeten die regel volgen. Een representatieve lijst van de kledij zou nuttig zijn, aangezien deelnemers verschillende opvattingen kunnen hebben over wat zakelijk casual en zakelijk formeel is. Als u de vergadering bijvoorbeeld als zakelijk formeel opslaat, kunt u aangeven dat een button-down shirt en een kaki broek voldoende zijn.

6. Spreek om de beurt

Houd de vergadering georganiseerd door alleen te spreken als je het woord hebt. Stel vragen tijdens de gestelde vraagperiode en steek uw hand op om door de voorzitter te worden erkend als iemand die het woord heeft. Onderbreek niemand tijdens het praten of het stellen van een vraag.

7. Luister, echt luisteren

Misschien vindt u dat veel van de vragen die u over een onderwerp hebt, worden beantwoord door de inhoud van de vergadering. Luister aandachtig naar de vergadering en maak notities. Actief luisteren is respectvol en biedt u een solide basis voor het formuleren van uw antwoord.

8. Blijf kalm

Vermijd nerveuze gewoonten, zoals een pen op de tafel tikken, hoorbare geluiden maken met je mond, ritselen op papier of met je voeten op de grond tikken. Dit leidt af naar andere deelnemers en maakt je angstig, zelfs als je dat niet bent.

9. Wees beleefd met uw telefoon

Schakel uw mobiele telefoon uit vóór het begin van de vergadering. Als u een dringende oproep verwacht, stelt u uw telefoon in op trillen en verontschuldigt u zich voor de vergadering als de oproep binnenkomt. Tenzij laptops zijn goedgekeurd voor de vergadering, zet u de telefoon uit en laat u het scherm zakken zodat u niemand hindert. uitzicht.

10. Breng geen gasten mee

Breng geen onaangekondigde gasten naar een vergadering. Als u iemand heeft die u graag naar een vergadering zou willen brengen, neem dan contact op met de voorzitter voor toestemming om uw gast mee te nemen. Als de toestemming niet wordt verleend, breng hem dan niet.

Aanbevolen