10 tips voor zakelijke e-mailetiquette

Zakelijke e-mail heeft vrijwel alle papieren correspondentie vervangen, maar dat betekent niet dat deze snellere benadering van communicatie minder professioneel moet zijn dan de traditionele tegenhanger. Zakelijke e-mailetiquette heeft mogelijk meer vereisten dan snailmail, vooral als het gaat om het gebruik van e-mailfuncties zoals Forward, CC en BCC.

Gebruik een informatieve onderwerpregel

Het selecteren van de juiste onderwerpregel vestigt niet alleen de aandacht op uw e-mail, maar is ook een slimme manier om de aandacht te vestigen op het onderwerp en verwarring te voorkomen. Als u aan het schrijven bent om een ​​telefonische vergadering te plannen, is "Con Call" geen goede onderwerpregel. "Conferentiegesprek met Joe's Warehouse" geeft ontvangers meer informatie en maakt het gemakkelijker om in uw inbox en referentiebestanden te zoeken wanneer u in de toekomst iets nodig heeft.

Wees voorzichtig in de Send To Line

Iedereen die ooit betrokken was bij een nooit eindigende keten van een e-mail "antwoord aan iedereen", realiseert zich dat niet iedereen op elke e-mail moet worden gekopieerd. Wanneer u beslist wie uw e-mail moet ontvangen, vraagt ​​u zich af of die persoon echt op de hoogte moet zijn. Als je een vergadering plant met je CEO, kopieert u in elk geval uw assistent en de assistent van uw baas om het proces te coördineren, maar het is niet nodig om in anderen rond te lopen tenzij ze een gevestigd belang hebben in de vergadering of de uitkomst ervan.

Weet Wie te CC

Natuurlijk zijn er momenten waarop het passend is om CC te kopiëren of meerdere andere partijen te kopiëren. Dit omvat wanneer de e-mail is:

• Tijd vinden voor een groepsbijeenkomst

• Vragen om input voor een idee of projectontwerp

• Iemand als een projectmanager in de conversationele lus houden

Veel mensen gebruiken de CC-functie van zakelijke e-mail om anderen te laten zien dat er actie wordt ondernomen. Als u bijvoorbeeld contact opneemt met een potentiële klant, kunt u uw baas CC vragen om aan te geven dat de interactie goed gaat als beleefdheid of FYI.

Gebruik Blind Copy Primary for Recipient Privacy

Blind kopiëren is meer een kwestie van gezond verstand dan een kwestie van etiquette, maar er is een tijd en plaats voor het gebruik ervan, vooral als een privacyfunctie. Als u bijvoorbeeld een grote groeps-e-mail verzendt, tegen een bepaalde klantengroep, kunt u met behulp van de BCC-functie de lijst met ontvangers privé houden. Misbruik de functie echter niet door ongepaste partijen in een gesprek te plaatsen dat privé lijkt te zijn.

Wees voorzichtig met vooruit

De functie Doorsturen van e-mail is een handige maar potentieel gevaarlijke zakelijke e-mailmethode als deze onjuist wordt gebruikt. Lees bij het doorsturen van een e-mail zorgvuldig de inhoud van het hele bericht, vooral als het een ketting is, voordat je op Verzenden drukt. In groepsberichten wordt soms een ontvanger toegevoegd of verwijderd, vooral als er een lopend gesprek van gevoelige aard is. U wilt niet per ongeluk iets doorsturen dat een gesprek of materiaal weergeeft dat niet voor hun ogen is bedoeld.

Niet routinematig gebruik van Allen beantwoorden

Net als oneindige CC's en Forwards, kan de functie Reply to All behulpzaam of hinderlijk zijn. Overweeg of u echt iedereen in een groepse-mail moet beantwoorden of dat niet-betrokken partijen uit de keten kunnen worden verwijderd. Dit is met name van vitaal belang wanneer u te maken hebt met lijsten met e-mailgroepen.

Referentiebijlagen in uw e-mail

Met e-mail kunt u eenvoudig snel documenten, presentaties, dia's en foto's delen. Als het echter gaat om het doorsturen van een bijlage, laten de meeste systemen bijlagen na een of twee ronden vallen om ruimte op de server te besparen. Als u iemand een bijlage stuurt, vermeldt u dit in uw e-mail en controleert u of het is bijgevoegd voordat u het verzendt.

Stop met 'ja' te zeggen

En stop ook met "nee". Zakelijke e-mail is een snelle manier om collega's snel vragen te stellen, en hoewel het misschien gemakkelijk is om snel te antwoorden met ja of nee, moet je ervoor zorgen dat je antwoord duidelijk is en geen opheldering behoeft. Als iemand twee vragen in één e-mail stelt, antwoord dan met twee antwoorden en maak uw bericht nauwkeurig.

Let op de goede bedoelingen

Professionaliteit is nog steeds vereist in zakelijke e-mails, vooral wanneer u superieuren of klanten e-mailt, en bij het omgaan met gevoelige klantenservice. In het bijzonder moet de eerste etappe van een e-mailketen beginnen met een aanhef als "Hallo" of "Beste". Gebruik een handtekeningblok aan het einde van uw e-mail dat ook uw titel en contactgegevens bevat.

Misbruik de functie met hoge prioriteit niet

Wees niet de jongen die wolf weende door alles "Dringend" te markeren. Het is irritant, en uw collega's en klanten zullen er moeite mee hebben. Een verandering in de agenda voor een ontmoeting met de baas die binnen vijf minuten begint, is urgent. Gratis donuts in de pauze kamer aanstaande vrijdag is dat niet.

Als het gaat om zakelijke correspondentie, is het altijd beter om te kiezen voor professionaliteit en traditionele correspondentieprotocollen dan om als flip of slordig over te komen.