10 manieren om het schrijven op de werkplek te verbeteren

Uw schrijfvaardigheid kan uw bedrijf helpen groeien. Hoe beter je communiceert op papier, via e-mails en in gepubliceerde stukken zoals nieuwsbrieven en artikelen, hoe meer mensen je visie en de voortgang die je maakt om die visie tot leven te brengen, begrijpen.

Gebruik woorden die naar mensen verwijzen

Zet mensen waar mogelijk in uw schrijven. Typ 'managers' in plaats van 'management'. Gebruik woorden als 'u, zij, mijnheer Roberts' of 'werknemers' in plaats van abstracties zoals 'het personeel', 'Aan wie het kan doen', 'de leidinggevende officier "Of" geïnteresseerde partijen. "Streef ernaar om verwijzingen naar specifieke mensen op te nemen om uw schrijven menselijker te maken.

Jargon knippen

Uw branche kan veel sleutelzinnen of woorden vereisen, maar waar mogelijk moet u het jargon verminderen ten gunste van duidelijke taal. Bijvoorbeeld, een uitdrukking zoals "gecoördineerde methodologieën" kan simpelweg "samen werken" worden herformuleerd. Jargon heeft de neiging om uw schrijven van de lezer te verwijderen, dus vind eenvoudiger manieren om hetzelfde te zeggen als het jargon zegt. Als je jargon moet gebruiken, leg het dan zo duidelijk mogelijk uit.

Voordelen versus functies

Richt uw schrijven op voordelen voor de lezer in plaats van details over uw positie, product of kwestie. Leg duidelijk uit waarom uw lezer zal profiteren van wat u schrijft en volg dat door deze voordelen te verduidelijken.

alinea-

Breek uw tekst in zoveel mogelijk alinea's. Zware blokken ononderbroken tekst kunnen een lezer intimideren en ervoor zorgen dat hij het grootste deel van wat u schrijft overslaat. Elke paragraaf zou één onderwerp moeten hebben. Als u merkt dat u een onderwerp in een alinea toevoegt, begint u een nieuw onderwerp.

Schrijf voor uw publiek

Houd je publiek in gedachten terwijl je schrijft. Een stuk voor ingenieurs vereist een andere taal dan een stuk voor uw productiewerkers. Denk aan je lezers terwijl je schrijft en kies woorden die ze kunnen begrijpen.

Gebruik Bullet Points

U hoeft geen zinnen te schrijven voor alles wat u wilt zeggen. Als u verschillende kernideeën kunt groeperen en ze als opsommingstekens kunt opsommen, geeft u een visuele breuk in uw tekst en verlicht u de verveling voor uw lezers van het waden door zin na zin.

Varieer zin lengte

Volg korte zinnen met lange zinnen. Variërende lengte van de zin kan u helpen om de interesse van uw lezers te behouden. Probeer aandacht te schenken aan het ritme van wat je schrijft door je alinea's te structureren met verschillende zinslengtes. U kunt zelfs zinnen opnemen die een of twee woorden bevatten. Bijvoorbeeld: "De klantenservice zei dat het te druk was om de klant te helpen. Stel je voor dat."

Gebruik hoofden en subkoppen

Verdeel lange tekst met koppen en subkoppen. U kunt deze vetgedrukt plaatsen zodat uw lezer gevarieerde visuele aanwijzingen heeft. Die lezer kan ook teruggaan en delen opnieuw lezen die duidelijk zijn gemarkeerd met een titel.

Vat samen aan het begin en einde

Vertel je lezers waar je over gaat praten, geef dat materiaal en vat dan samen wat je hebt gezegd. Uw introductie en conclusie kunnen uw punt naar huis drijven en helpen lezers herinneren wat u probeerde over te brengen.

Gebruik herhaling

Wees niet bang om jezelf te herhalen. Het is OK om iets op twee of drie manieren te zeggen. Dit helpt ervoor te zorgen dat alle lezers uw punt opvatten, vooral als de herhaling andere taal gebruikt dan de oorspronkelijke zin.