3 soorten zakelijke documenten
Bedrijven hebben te maken met honderden verschillende soorten documenten, maar de documenten kunnen meestal worden geclassificeerd als informatief, negatief of overtuigend. De soorten berichten kunnen elkaar overlappen; een bericht kan bijvoorbeeld zowel negatief als informatief zijn. Bijna alle zakelijke documenten proberen de boodschap van het document te gebruiken om goodwill op te bouwen door zich aan te passen aan de behoeften van het beoogde publiek. Schrijvers passen documenten aan op basis van een aantal doelgroepvariabelen, inclusief de grootte, positie en kenmerken van het publiek.
Informatieve documenten
Informatieve documenten omvatten financiële overzichten, nieuwsbrieven, onderzoeksrapporten, samenvattingen, bedankbriefjes en accountaanpassingen. Verzendingen zijn een andere vorm van een informatief bericht waarin wordt uitgelegd wat er wordt verzonden. Faxen en e-mails met bijlagen worden vaak voorzien van verzendbrieven. Om de beoogde boodschap te geven, moeten informatieve documenten relevant en kort zijn, of eenvoudig als kort niet mogelijk is. Positieve informatieve documenten hoeven niet hetzelfde niveau van goodwill te vormen als overtuigende of negatieve documenten, maar informatieve berichten moeten nog steeds aandacht hebben voor het beoogde publiek.
Negatieve documenten
Negatieve documenten worden voor een aantal doeleinden gebruikt, vaak om zich te verontschuldigen of om een negatieve situatie te verklaren. Typen negatieve documenten omvatten afwijzingen, disciplinaire mededelingen, negatieve functioneringsgesprekken, ontslagen en ontslagen. Om goodwill te bouwen of te herstellen, kunnen schrijvers van negatieve documenten proberen de informatie te herschikken als positief of overtuigend. Schrijvers van herschikte negatieve documenten moeten ervoor zorgen dat de negatieve elementen nog steeds worden begrepen en dat het publiek de bedoelde boodschap van het document begrijpt.
Overtuigende documenten
Overtuigende documenten proberen het publiek ervan te overtuigen zich te abonneren op het standpunt van de schrijver. Advertenties, cv's, functioneringsgesprekken en fondsenwervende bezwaren zijn allemaal soorten overtuigende documenten. Het schrijven van een overtuigend document kan een beetje meer strategie vergen dan het schrijven van andere soorten documenten omdat de schrijver potentiële bezwaren van het publiek moet voorspellen en aanpakken. Overtuigende documentenschrijvers kunnen bezwaren van het publiek aanspreken door een beroep te doen op emoties en redenen aan te bieden om onmiddellijk actie te ondernemen.
Goodwill opbouwen
Naast de andere doeleinden, zakelijke documenten bouwen of herstellen goodwill meestal met het beoogde publiek. Goodwill laat het publiek weten dat de afzender van het document attent en vriendelijk is. Deze overweging zorgt ervoor dat het publiek meer kans heeft om de documentboodschap te begrijpen en ernaar te handelen. Documentenschrijvers tonen goodwill door informatie te regelen die past bij de behoeften van het publiek, met de nadruk op positieve informatie, beleefdheid en structurering van het document volgens bedrijfs- en industrienormen