5 verschillende indelingen van zakelijke communicatie
Bedrijven gebruiken vaak meerdere communicatieformaten om een zo breed mogelijk publiek te bereiken bij het overbrengen van berichten. Elk communicatieformaat biedt voor- of nadelen, afhankelijk van het bericht dat wordt afgeleverd en de personen die het bericht ontvangen. Ook kunnen verschillende communicatie-indelingen meer kosten dan andere. Veel kleine bedrijven zijn geïnteresseerd in de kosten van zakelijke communicatie omdat ze mogelijk geen grote bedragen aan kapitaal voor administratieve diensten hebben. Bedrijven moeten hun boodschap zorgvuldig afstemmen, zodat de minste verwarring ontstaat wanneer personen de boodschap ontvangen en de betekenis ervan interpreteren.
Letters en memo's
Brieven en memo's zijn de meest traditionele schriftelijke zakelijke communicatie. Brieven worden vaak gebruikt om officiële bedrijfsinformatie te presenteren aan andere bedrijven, aan personen of aan externe belanghebbenden. Organisaties kunnen ook brieven gebruiken om zakelijke contracten te communiceren of professionele relaties op te bouwen met andere bedrijven in de zakelijke omgeving.
Memo's zijn meestal een intern geschreven communicatieformaat dat wordt gebruikt om informatie over te dragen aan managers en werknemers. Bedrijven gebruiken mogelijk minder memo's in de zakelijke omgeving van vandaag, vooral gezien het toenemende gebruik van zakelijke e-mail.
vergaderingen
Vergaderingen bieden organisaties een manier om informatie over te brengen met behulp van een persoonlijk formaat. Vergaderingen kunnen managers, werknemers of klanten zijn. Bedrijven gebruiken vergaderingen om ervoor te zorgen dat er weinig of geen verwarring bestaat in de overgebrachte boodschap; ze stellen individuen die naar de spreker luisteren in de gelegenheid om vragen te stellen of feedback te geven. Dit communicatieformaat kan meer worden gebruikt voor bedrijfseigenaars, directeuren of managers, die vaak bijeenkomen om belangrijke zakelijke ideeën te bespreken alvorens een beslissing te nemen. Kleine bedrijven mogen geen vergaderingen gebruiken als ze weinig of geen werknemers hebben.
E-mail is een elektronische vorm van schriftelijke communicatie. Dit communicatieformaat is populairder geworden naarmate organisaties het gebruik van pc's in hun bedrijfsactiviteiten vergroten. E-mail biedt bedrijven een bijna instant-formaat om een bericht over te brengen of informatie over te dragen aan personen binnen of buiten de bedrijfsorganisatie. Hoewel zakelijke communicatie via e-mail in het beginstadium als minder formeel werd beschouwd, hebben veel bedrijven formele e-mailformaten voor zakelijke communicatie ontwikkeld om een standaardniveau van professionaliteit te behouden. Kleine bedrijven maken vaak gebruik van e-mailcommunicatie omdat het een goedkope optie is om contact op te nemen met interne en externe zakelijke belanghebbenden.
Sociale media
Social media-websites en -netwerken hebben een relatief nieuw formaat voor zakelijke communicatie gepresenteerd. Via sociale medianetwerken kunnen organisaties websites of fanpagina's maken en klanten volgen. Bedrijven kunnen mogelijk belangrijke bedrijfsinformatie via deze netwerken overbrengen, individuen kortingsbonnen en andere kortingen voor producten aanbieden of deze gebruiken om verschillende doelmarkten of demografische groepen in de economische markt te bereiken. Hoewel kleine, thuisgebaseerde bedrijven sociale media wellicht niet nuttig vinden, hebben gevestigde bedrijven mogelijk betere resultaten op sociale media.
Online chat
Online chatten is nog een relatief recente functie die bedrijven toevoegen aan hun websites. Chat stelt organisaties in staat te profiteren van personen die de website van het bedrijf bekijken en een responssysteem presenteren dat consumenten kunnen gebruiken als ze vragen hebben over het bedrijf of zijn producten. In plaats van consumenten te laten zoeken naar contactinformatie, zoals telefoonnummers of e-mailadressen, kunnen bedrijven een online chathkoppeling gebruiken op de startpagina van hun website om consumenten rechtstreeks te verbinden met een medewerker van de klantenservice.