5 stappen in een projectcommunicatieplan in projectbeheer

Projectcommunicatie is een gecoördineerde inspanning van alle teamleden, van de projectmanager die verantwoordelijk is voor de algehele boodschap en hoe deze wordt afgeleverd, tot individuele teamleden die bijdragen aan het proces. Projectcommunicatieplannen volgen de fundamentele vragen van wie informatie zal ontvangen, welke informatie moet worden gecommuniceerd, hoe informatie zal worden verspreid en hoe vaak, en tot slot wie in het projectteam verantwoordelijk zal zijn voor het verstrekken van de informatie.

Publiek

Het projectteam moet alle doelgroepen identificeren die communicatie zullen ontvangen. In een groot bedrijf zouden de projectcommunicatie van informatietechnologie die aan technische en ontwikkelingsteams wordt geleverd, sterk variëren van de verstrekte informatie tot het hogere management, het middenkader of het administratief personeel. Andere voorbeelden van verschillende doelgroepen binnen een grote organisatie zijn personeel dat is aangesteld om eindgebruikerstests uit te voeren of om eindgebruikersdocumentatie te schrijven.

Informatiebehoeften

Of communicatie nu alleen wordt gedistribueerd naar technische of functionele teams of een breder publiek aanspreken, elk bericht moet worden voorbereid voor een specifieke doelgroep. Als er verschillende doelgroepen met verschillende behoeften zijn, moet de inhoud van elk bericht ook worden gevarieerd voor de beoogde ontvangers. Een voorbeeld van informatietechnologie zijn de communicaties van technische specificaties die aan ontwikkelaars worden geleverd. Deze informatie zou niet worden verstrekt aan alle systeemtesters van eindgebruikers, alleen aan degenen die verantwoordelijk zijn voor de documentatie.

Media

Hoewel elektronische communicatie zoals e-mail mogelijk het meest efficiënte communicatiemiddel is, is het niet altijd het meest effectief in communicatie van projectinformatie of om trainingen te geven. Het projectteam moet ook rekening houden met nieuwsbrieven, videofeeds of webinars. Groepspresentaties en stadhuisvergaderingen om te voorzien in vraag-en-antwoordsessies kunnen ook worden verstrekt om projectdoelen, gebruikerstraining of projectresultaten te communiceren.

timing

Communicatie voor elk project zou moeten beginnen in de planningsfase. Hoewel de eerste communicatiefasen niet zo robuust zijn als die aan het einde van een project, is de eerste stap van het uitzenden van geplande wijzigingen in een infrastructuur of proces van cruciaal belang om buy-ins van alle partijen te ontvangen. Informatiestroom moet worden behandeld door het projectteam in coördinatie met het senior management van een organisatie. Deze coördinatie is om te definiëren welke informatie op verschillende punten moet worden aangeleverd tijdens de voortgang van het project.

verantwoordelijkheden

Het projectteam kan verantwoordelijk zijn voor alle projectcommunicatie, of een bedrijfscommunicatie-eenheid kan worden opgeroepen om assistentie te verlenen. Maar communicatie wordt afgehandeld, specifieke communicatietaken moeten worden toegewezen vanaf de planningsfase van een project. Hoewel rollen tijdens de levensduur van een project kunnen veranderen, moet een plan voor het delegeren van communicatietaken van tevoren worden gemaakt.

Aanbevolen