5 soorten zakelijke documenten

Een bedrijf gebruikt documenten om te communiceren, zaken af ​​te handelen en de productiviteit te analyseren. Zakelijke documenten variëren van korte e-mailberichten tot complexe juridische overeenkomsten. Sommige documenten worden opgesteld door werknemers en bedrijfseigenaren, terwijl andere worden opgesteld door professionals van buiten het bedrijf, zoals accountants en advocaten. Aangezien documenten het bewijs leveren van de omgang van een organisatie en er mogelijk nog jaren naar zullen worden verwezen, is het belangrijk dat ze goed worden geschreven.

E-mails en memoranda

Medewerkers gebruiken meestal e-mail om informatie aan elkaar door te geven. Voordat e-mail de overhand kreeg, werden memoranda gebruikt voor intraoffice-berichten. Memo's worden nog steeds gebruikt in situaties waarin een bericht is bedoeld om een ​​specifiek bestand te vergezellen en in gevallen waarin meer privacy vereist is dan in een e-mail.

Zowel een memo als een e-mail identificeren de afzender en ontvanger en bevatten een onderwerpregel. De tekst is opgemaakt in een of meer alinea's.

Zakelijke brieven voor externe communicatie

Zakelijke brieven worden gebruikt om te communiceren met personen buiten het kantoor. Ontvangers kunnen klanten, collega's in andere bedrijven, dienstverleners, professionals die het bedrijf adviseren, overheidsfunctionarissen en sollicitanten zijn. Een zakelijke brief is meestal opgemaakt in blokstijl, waarbij alle elementen van de letter, behalve het briefhoofd, zijn uitgelijnd met de linkermarge.

Het kan per e-mail worden verzonden of worden bezorgd. Als een brief in de tekst van een e-mail wordt verzonden, bevat de afzender zijn naam, functie en contactgegevens onder aan de e-mail.

Zakelijke rapporten voor het overbrengen van informatie

Zakelijke rapporten bevatten informatie in een formaat dat formeler is en meestal langer dan een brief. Rapporten omvatten verschillende onderwerpen, zoals naleving van veiligheidsvoorschriften, verkoopcijfers, financiële gegevens, haalbaarheidsstudies en marketingplannen. Ze kunnen statistieken, grafieken, grafieken, afbeeldingen, casestudy's en onderzoeksresultaten bevatten. Sommige rapporten worden gepubliceerd ten behoeve van beleggers. Als een rapport periodiek is, zoals een maandelijks verkooprapport, wordt een sjabloon gebruikt voor het gemak en om vergelijking met eerdere rapporten mogelijk te maken.

Transactiedocumenten om zaken met klanten te doen

Een bedrijf gebruikt documenten om zaken met zijn cliënten af ​​te handelen. Om tijd te besparen, kunnen deze documenten worden opgemaakt als een formulier, zoals een bestelformulier, verzendpagina, factuur of ontvangstbewijs. De typen transactiedocumenten die worden gebruikt, variëren enigszins door de aard van een bedrijf. Een verzekeringsagent genereert bijvoorbeeld verzekeringsaanvragen en polissen, terwijl een geldschieter gebruik maakt van leningaanvragen en hypotheekdocumenten.

Op sommige gebieden sluiten bedrijven overeenkomsten en contracten met anderen; deze documenten kunnen worden opgesteld door de advocaat van het bedrijf.

Financiële documenten om het bedrijf te beheren

Een bedrijf gebruikt financiële documenten om binnen zijn budget te blijven, begrotingsvoorstellen voor te bereiden en belastingaangiften in te dienen. Deze documenten omvatten ontvangstregistraties, loonlijsten, betaalde rekeningen, bankafschriften, resultatenrekeningen, balansen en formulieren voor belastingaangifte. Deze documenten kunnen worden opgesteld door de accountant van het bedrijf.

Een bedrijfseigenaar gebruikt deze documenten om het financiële succes van het bedrijf te bepalen en om gebieden te identificeren die niet productief zijn. Een afdelingshoofd kan financiële documenten gebruiken om een ​​budgetvoorstel op te stellen.