6 dingen die u moet weten over Payroll

Het niet correct uitvoeren van payroll-taken kan leiden tot boetes van de overheidsinstanties die het beheer uitvoeren. Personeelsbelasting varieert per werkgever. Over het algemeen omvatten ze de toepassing van federale, staats- en lokale arbeids- en belastingwetgeving. Door een aantal kritische dingen over de salarisadministratie te kennen, vermindert u de kans op fouten en boetes.

Vrijgestelde versus niet-uitgesloten werknemer

De Fair Labor Standards Act stelt federale vereisten voor vrijgestelde werknemers, die zijn uitgesloten van de overwerkvergoeding van de act. Medewerkers die niet zijn uitgesloten, krijgen geen label en komen in aanmerking voor overwerk als ze meer dan 40 uur per week werken. Onjuiste classificatie van vrijgestelde en niet-uitgegeven werknemers kan ertoe leiden dat een verkeerd geclassificeerde werknemer geen overwerk betaalt waarop zij recht heeft. Werknemers in loondienst zijn meestal vrijgesteld en werknemers op uurbasis zijn normaal gesproken niet uitgezonderd, maar dit is niet altijd het geval. Ook hebben sommige staten hun eigen criteria voor vrijgestelde status.

Werknemer versus onafhankelijke contractant

In een persbericht van 2012 zei het Amerikaanse ministerie van Arbeid dat misclassificatie van werknemers een groeiend probleem is. In 2011 werd meer dan $ 5 miljoen geïncasseerd in achterstallig loon door werknemers die ten onrechte werden geclassificeerd als onafhankelijke contractanten. Het onjuist classificeren van een werknemer als een onafhankelijke contractant kan ertoe leiden dat de werknemer bepaalde voordelen niet ontvangt, zoals overwerk, familie- en ziekteverlof en een werkloosheidsverzekering. Volgens de Internal Revenue Service is een onafhankelijke contractant een zelfstandige. Er is sprake van een werkgever-werknemerrelatie als de werkgever bepaalt hoe het werk wordt uitgevoerd en welk werk wordt uitgevoerd. Een werknemer wordt betaald via de loonlijst; een onafhankelijke aannemer is dat niet.

Nieuwe huurprocedures

Werkgevers zijn verplicht om nieuwe huurrapportages uit te voeren met een aangewezen staatsagentschap kort na het inhuren van werknemers. Ze moeten controleren of werknemers wettelijk zijn toegestaan ​​om in het land te werken en moeten hen de nodige belastingformulieren verstrekken om in te vullen. Dit omvat een W-4 voor inhouding van de federale inkomstenbelasting en, indien van toepassing, het bronbelastingformulier. Zonder de vorm is het voor werkgevers moeilijk om de belastingen van werknemers nauwkeurig in te houden. Het nieuwe rapportageproces voor huren vereist dat werkgevers elementaire informatie over werkgevers en werknemers indienen bij het overheidsbedrijf. Dit helpt het handhavingsinstituut voor kinderbijstand om kinderbevordering effectief door te geven.

Loonbetaling

Een goed begrip van federale en staatswaardewetgeving is van vitaal belang voor de verwerking van de lonen. Sommige staten hebben een hoger minimumloon dan de federale wetgeving vereist; in dat geval is het hogere tarief van toepassing. Minimale loonwetten zijn ook van toepassing op afgedankte en vrijgestelde werknemers. Sommige staten vereisen betaalde rustpauzes en stellen de betaaldagwetten vast die van werkgevers vereisen dat zij werknemers op een bepaald moment betalen. Het kennen van loonstrookwetten is belangrijk omdat ze beschrijven hoe om te gaan met het betalen van beëindigde werknemers.

Loonheffingen

Belastingen op arbeid worden opgesplitst in de verplichtingen van werkgevers en werknemers. Als werkgever bent u verantwoordelijk voor het inhouden en betalen van federale - en van toepassing zijnde nationale en lokale belastingen van werknemers plus het betalen van uw eigen portie. U moet ook belastingaangifte uitvoeren bij het betreffende bureau. Civiele en strafrechtelijke sancties kunnen van toepassing zijn als u zich niet aan de regels houdt.

Record houden

De FLSA vereist van werkgevers dat ze bepaalde gegevens bewaren voor vrijgestelde en niet-betaalde werknemers; beide hebben afzonderlijke vereisten. De FLSA bepaalt ook hoe lang records moeten worden bijgehouden en waar ze moeten worden bijgehouden. Documenten omvatten arbeidscontracten, tijdkaarten en records met aftrekkingen van en toevoegingen aan lonen. De staat kan ook vereisten voor het bijhouden van gegevens hebben.

overwegingen

Payroll-wetten kunnen worden gewijzigd, dus blijf alert op veranderingen die van invloed zijn op het bestaande en aankomende jaar. Er zijn meer aspecten aan de salarisadministratie, zoals het inhuren van gezinsleden, salarisbetalingsschema's, lunchperiodevereisten, voorbelastingberekeningberekeningen, loonlijstcontrole, loonstrookvereisten, tijdregistratie, salarisafstemming en loonbeslag. Neem bij twijfel contact op met het administratiekantoor of een salarisadviseur.