7 stappen naar een papierloze onderneming
In een papierloze onderneming kunt u rijen archiefkasten en stapels dode bomen vervangen door potplanten en vrije ruimte. Door bestaande bestanden naar een elektronisch formaat om te zetten, kunnen ze gemakkelijker worden opgeslagen, gedeeld en doorzocht. Met het juiste elektronische back-upsysteem is een papierloos kantoor ook veilig voor verloren of beschadigde bestanden.
Krijg Employee Buy-in
Als uw werknemers aarzelen of bestand zijn tegen de overgang naar een papierloos kantoor, maakt u de overstap nooit succesvol. Begin vroeg met discussies en vaak met zoveel mogelijk medewerkers over papierloze alternatieven voor hun huidige workflows. Identificeer de personeelsleden die het meest geïnteresseerd zijn in overschakelen naar papierloos, en betrek hen bij proefprojecten om secties van het bedrijf om te zetten. Een receptionist kan bijvoorbeeld de gewoonte krijgen om gesproken berichten te e-mailen in plaats van deze op te schrijven.
Pare Down Files
Het heeft geen zin om papierwerk te scannen en om te zetten dat je eigenlijk niet nodig hebt. Begin met het sorteren van bestaande archiefkasten of stapels papier en het verwijderen van verouderde materialen, zoals oude memo's of verlopen handleidingen, die u gewoon niet nodig hebt. Raadpleeg uw advocaat en accountant om te weten hoeveel jaar ontvangsten en bedrijfsgegevens u moet bijhouden.
Scan en OCR bestaande documenten
Koop een scanner die wordt geleverd met OCR-software, waarmee documenten automatisch in doorzoekbare PDF- of Word-bestanden worden gescand. Een dubbelzijdige, grootschalige scanner die meerdere papierformaten accepteert, van kassabonnen tot vellen op Legal-formaat, moet voldoen aan de behoeften van de meeste werkplekken. Voor kantoren die niet kunnen vermijden regelmatig grote hoeveelheden documenten te scannen, kunt u overwegen om elke medewerker een desktopscanner te geven om lijnen op één grotere machine te verwijderen.
Meld u aan voor Paperless Billing
De meeste bedrijven bieden papierloze factureringsopties, waarbij ze facturen en bonnen mailen in plaats van deze te mailen. Dit zal niet alleen uw papierlading verminderen, maar sommige winkeliers bieden zelfs kortingen of bonussen als u papieren post uitschakelt. Zorg ervoor dat de aangewezen ontvanger deze records op een centrale locatie opslaat, niet in zijn persoonlijke e-mailaccount, om toekomstige toegang te garanderen.
Schakel over naar elektronische fax
Online diensten zoals eFax en FaxZero, gekoppeld aan een scanner, kunnen een traditioneel faxapparaat volledig vervangen. Deel uw elektronische faxmachine uit en ontvang binnenkomende faxen als e-mails in PDF's. Verzend een fax door een gescand of door de computer gegenereerd PDF-bestand te uploaden. Deze services kunnen zelfs automatisch een voorblad voor u genereren.
Resterende documenten vernietigen
Het weggooien van jarenlange klant- en belastinggegevens in de vuilnisbak kan een onverwacht geschenk zijn voor een dief of een nieuwsgierige concurrent. Zorg ervoor dat u voorzorgsmaatregelen neemt bij het afvoeren van gescande documenten, zoals het inhuren van een vernietigingsbedrijf om gevoelige gegevens te vernietigen.
Maak een back-up van uw elektronische bestanden
Als u geen back-up van uw bestanden maakt, kunt u met één enkele harde schijf of stroomstoot uw hele bedrijfsgeschiedenis wissen. Stel een centrale bestandsrepository in, zoals een gedeelde server, en back-up de inhoud ervan regelmatig naar een externe off-site server. Een geografisch verdeeld back-upplan beschermt u tegen falen van de harde schijf en op locatie gebaseerde bedreigingen zoals aardbevingen of branden.