8 stappen van het inkoopproces van een zakelijke organisatie
Anders dan bij koopgedrag bij consumenten, hebben bedrijven meestal een meer formele benadering van inkoop. In plaats van impulsaankopen, zullen bedrijven prijzen vergelijken, leveranciers vergelijken en de kwaliteit van goederen en diensten vergelijken voordat ze een verkoop voltooien. Hoewel sommige bedrijven mogelijk meer tijd besteden aan specifieke stappen in het proces of bepaalde stappen helemaal kunnen elimineren, kunnen de meeste aankopen van bedrijf tot bedrijf in acht verschillende stappen worden onderverdeeld.
1. Een probleem is geïdentificeerd
Het aankoopproces begint pas als iemand een probleem binnen de organisatie identificeert, wat kan worden opgelost door een goed of een dienst te kopen. Iedereen binnen de organisatie kan dit initiëren - van een klantenservice uit printerpapier - tot de CEO die beslist dat het tijd is om uit te breiden naar een grotere vestiging. In sommige gevallen kan een verkoper iemand in de organisatie helpen een behoefte te identificeren die niemand eerder had herkend.
2. Algemene beschrijving van de behoefte
Nadat een probleem is geïdentificeerd, bepaalt de organisatie welk product of welke service nodig is. Wanneer een kantoor geen printerpapier meer heeft, kan de officemanager besluiten dat er meer papier nodig is. Een softwaretechnicus in hetzelfde bedrijf zou echter kunnen suggereren dat de organisatie papierloos wordt door alle werknemers op het kantoor van tabletcomputers te voorzien.
3. Productspecificatie
Zodra de algemene behoefte is overeengekomen door degenen die inkoopautoriteit in die organisatie hebben, zullen zij vervolgens de opties verfijnen door te specificeren wat het product of de dienst moet bieden. Als ze hebben besloten op tablets, geven ze de gewenste grootte op, hoeveel geheugen de tablets bieden, enzovoort. Als ze op papier beslissen, bepalen ze zelf de hoeveelheid en de kwaliteit van het papier.
4. Zoeken naar leveranciers
De derde stap van het koopproces is het zoeken naar potentiële leveranciers. Als het bedrijf nog geen gevestigde relatie heeft met een leverancier die het product aanbiedt, moet het bedrijf vaak online kijken, beurzen bijwonen of telefonisch contact opnemen met leveranciers. Kopers bepalen of de leveranciers gerenommeerd zijn, financieel stabiel en of ze in de buurt zijn voor toekomstige eisen.
5. Verzoek om voorstellen
Voor grote aankopen schrijven organisaties meestal een formele RFP, een Request for Proposal uit en sturen deze vervolgens naar hun voorkeursleveranciers. Als alternatief kunnen ze het proces openbaar maken, zodat iedereen een voorstel kan verzenden. Voor kleinere aankopen kan dit net zo eenvoudig zijn als kijken naar de prijs op een website.
6. Selectie van leveranciers
In dit deel van het proces worden leveranciersvoorstellen en prijzen geëvalueerd om te bepalen wie de beste prijs en de beste kwaliteit biedt. Vaak is de prijs alleen voldoende om het bedrijf van een organisatie te winnen, omdat veel bedrijven de prijs zullen afwegen tegen financieringsopties, leveranciersreputatie en of een leverancier de organisatie toekomstige goederen en diensten kan leveren.
7. Bestelspecificatie
Zodra de winnende leverancier is geselecteerd, plaatst de organisatie de bestelling. Dit kan inhouden dat krediet bij de leverancier wordt gevestigd, voorwaarden worden overeengekomen en de verzendtijden en andere deliverables die mogelijk met de verkoop gepaard gaan, zoals installatie of producttraining, worden beoordeeld.
8. Prestatiebeoordeling
Nadat het product is afgeleverd of de service is uitgevoerd, controleert de organisatie de aankoop om te zien of deze aan acceptabele normen voldoet. Voor grotere aankopen kan dit een formele beoordeling zijn waarbij belangrijke besluitvormers in de organisatie en het verkooppersoneel van de leverancier betrokken zijn. Voor kleinere aankopen is het vaak informeel. Als het bedrijf bijvoorbeeld een doos papier bestelt die laat arriveert of beschadigd is, kan het bedrijf besluiten om niet opnieuw bij die leverancier te kopen, zonder ooit de leverancier op de hoogte te brengen van een probleem.