Accounting & Billing Software
Accounting is een belangrijk onderdeel van het succes en de productiviteit van een klein bedrijf. Veel eigenaren van kleine bedrijven hebben geen opleiding of ervaring in de boekhouding, dus ze vertrouwen op softwarepakketten die de tools en informatie kunnen leveren die nodig zijn om de bedrijfsfinanciën te beheren. Deze softwarepakketten moeten al uw gegevens ordenen en u ondersteunen bij het uitrekken van uw dollar om aan de behoeften van een groeiend bedrijf te voldoen. Er zijn veel keuzes als het gaat om boekhoud- en factureringssoftware, dus het is belangrijk om te zoeken naar functies die direct ten goede komen aan uw bedrijf.
Usability
Eerst en vooral moet de software gemakkelijk te gebruiken zijn voor u en voor iedereen die toegang heeft. De installatie moet eenvoudig zijn en u stap voor stap door de installatie leiden. Navigatie door de software moet duidelijk en voor de hand liggend zijn, zodat u nooit door het programma dwaalt om te vinden wat u nodig hebt. De meeste programma's zijn vrij gebruikersvriendelijk, maar sommige vereisen het invoeren van overmatige informatie om kleinere taken uit te voeren. Anderen gebruiken taal die voor een niet-accountant moeilijk te begrijpen is.
Categorieën of modules
De boekhoudmodules of -categorieën moeten geschikt zijn voor uw behoeften. Extra diensten en functies kunnen van pas komen, maar eerst moet u ervoor zorgen dat aan uw primaire behoeften wordt voldaan. Categorieën omvatten debiteuren, crediteuren, loonadministratie, inventaris, bankzaken, tijdfacturatie, jobcalculatie, grootboek en vaste activa. Verschillende soorten bedrijven zullen verschillende categorieën nodig hebben; een winkel zou bijvoorbeeld niet de sectie "job costing" nodig hebben, die specifieke banen schat en volgt. Het is ook belangrijk om modules in gedachten te houden die nodig kunnen zijn naarmate uw bedrijf groeit.
schaalbaarheid
Bedrijven hebben vaak netwerk-software nodig. Het moet relatief eenvoudig zijn om van één gebruiker naar meerdere gebruikers te gaan, hoewel het prijskaartje groot kan zijn. Het toevoegen van nieuwe gebruikers kan eenvoudigweg betrekking hebben op het aanschaffen van gebruikerslicenties, maar vereist in sommige gevallen meerdere exemplaren van het softwareprogramma. Sommige programma's schalen niet goed voor grote bedrijven, terwijl andere programma's op verschillende niveaus worden aangeboden om aan vrijwel elke behoefte te voldoen. Een groot bedrijf heeft mogelijk een meer uitgebreide boekhoudafdeling met veel werknemers die toegang tot het programma nodig hebben, terwijl een klein bedrijf mogelijk toegang nodig heeft voor slechts één gebruiker.
Rapportage
Boekhoud- en factureringssoftware moet een verscheidenheid aan gedetailleerde rapporten bieden, waarmee u uw uitgaven en rekeningen kunt analyseren, zodat u kunt bepalen waar er afval of behoefte aan is. Rapportages moeten in elke module of categorie worden opgenomen; ze moeten eenvoudig vanuit elke locatie in het programma kunnen worden gemaakt en toegankelijk zijn. Sommige van de best beoordeelde softwarepakketten bevatten geen rapporten voor de module met vaste activa; dezelfde programma's bieden meer dan 20 rapporten in debiteuren (een programma biedt 60 rapporten in deze module). Tijdfacturatie en taakcalculatie zijn modules waarvoor rapporten ontbreken in enkele van de bekende programma's. Met sommige softwarepakketten kunt u uw formulieren aanpassen en uw eigen criteria instellen, wat gunstig is voor de meeste industrieën.
Helpen
Kwaliteitsondersteuning door het softwarebedrijf is zeer voordelig, omdat u op enig moment hulp nodig kunt hebben. Gekwalificeerd personeel moet beschikbaar zijn om te helpen met zowel de technische als boekhoudkundige aspecten. E-mail en telefonische ondersteuning is gebruikelijk en online ondersteuning met live chat is een geweldige functie. Bovendien zou de website van het bedrijf een bibliotheek van geïndexeerde help-onderwerpen moeten bieden. Hulp moet gemakkelijk te vinden en snel toegankelijk zijn.