Boekhoudprincipes om klein geld te verzoenen

Algemeen geaccepteerde boekhoudprincipes omvatten drie reeksen regels die van toepassing zijn op en dekken bijna elke boekhoudkundige transactie. Kleine verzoening van contanten, die maandelijks plaatsvindt of voordat een klein kasfonds wordt aangevuld, volgt de boekhoudprincipes die betrekking hebben op het registreren van transacties, het volgen van kleinschalige uitbetalingen en het voorkomen van fraude of andere misbruiken van het kleine kasfonds.

Petty Cash interne controles

Een doel van afstemming is ervoor te zorgen dat de afdeling zich houdt aan gevestigde interne controles. GAAP beveelt aan dat kleine geldmiddelen achter slot en grendel en op een veilige locatie worden bewaard. GAAP beveelt ook aan om functies te scheiden door een persoon aan te stellen om vouchers in te vullen en kleine uitgaven uit te betalen en een andere persoon om kleine geldmiddelen uit te betalen. Kleine geldvouchers zijn cruciaal voor nauwkeurige afstemming. Elke voucher moet van tevoren zijn genummerd en informatie bevatten zoals de datum, het bedrag, de kostenrekening of het doel van de uitbetaling, de naam van de persoon die het geld ontvangt en de naam van de werknemer die de uitbetaling toestaat.

Verzoeningstijdstip

GAAP met betrekking tot de timing van kleine geldovermakingen zegt dat verzoeningen zowel op regelmatige als willekeurige basis kunnen en moeten plaatsvinden. Verzoening moet altijd plaatsvinden voordat kleine geldmiddelen worden bijgevuld, terwijl willekeurige afstemmingen testen op tekortkomingen in de interne controle. De stappen in kleine geldelijke afstemming moeten de bestaande afstemmingsprocedures volgen, inclusief de eis dat afstemmingen worden uitgevoerd door een supervisor of iemand anders dan de medewerker die belast is met kleine contanten.

Boekhoudingsovereenkomst Principe

Afstemmingsprocedures voor GAAP volgen het aanpassingsprincipe. In het geval van kleine bedragen betekent dit dat elke contante betaling een overeenkomende aankoopbon moet hebben. Naarmate de afstemming plaatsvindt, worden de uitbetalingen in contanten in een kasboek opgenomen. Het journaal registreert het totaal aan contant geld dat is uitbetaald en plaatst elke kleinschalige contante transactie in de juiste uitgiftecategorie. Bijvoorbeeld, een uitbetaling van $ 15 voor drankjes voor een personeelsvergadering, $ 1 voor achterstallige verzendkosten en $ 3 voor kantoorbenodigdheden zal worden geregistreerd als een tegoed van $ 15 voor contant geld, een debet van $ 15 voor een entertainmentkostenrekening, een debitering van $ 1 voor portokosten en een debitering van $ 3 naar kantoorkosten.

Beoordeling accountonafstemming

Als een kleinschalig afstemmingsrapport een overschot of tekort aan het licht brengt, raadt GAAP aan om de fouten zo mogelijk te onderzoeken en te corrigeren. Het probleem kan een eenvoudige gegevensinvoerfout zijn, die eenvoudig kan worden gecorrigeerd. Het kan ook een aanwijzing zijn voor een ernstiger probleem. In een geval waarin de bron van een fout niet kan worden gevonden, is de eerste stap het maken van een aanpasbare journaalboeking voor de overschrijding of tekort. De volgende stap is om een ​​volledig onderzoek uit te voeren volgens de procedures die zijn uiteengezet in het gedragscode-beleid van het bedrijf.