Accounting voor beperkte subsidies

Een beperkte beurs is wanneer een individu, bedrijf, overheid of een stichting geld doneert aan een non-profitorganisatie voor een specifiek doel. Afhankelijk van de omvang van de subsidie ​​kan de concessieverantwoordelijke maandelijkse of driemaandelijkse rapporten vereisen om ervoor te zorgen dat het geld wordt beheerd en besteed overeenkomstig de subsidieovereenkomst.

Grant Agreement

Bij de subsidie ​​moet een subsidieovereenkomst worden gevoegd, zodat heel duidelijk is wat de voorwaarden van de subsidie ​​zijn. Dit is met name van belang wanneer de subsidie ​​beperkt is, omdat er termen kunnen zijn die te maken hebben met tijdsbeperkingen en beperkingen op de besteding van het geld. Vaak bevat de subsidieovereenkomst ook vereisten voor rapportage op maandelijkse of driemaandelijkse basis.

Het geld ontvangen

Nadat u de subsidiecontrole hebt ontvangen, wilt u contant geld opnemen of de bankrekening waarop u de cheque stort en de inkomstenrekening crediteren die is gekoppeld aan giften. Afhankelijk van uw software, zou u een verkoopbon creëren om de informatie van de concessiegever vast te leggen, evenals de inkomensrekening die wordt gecrediteerd. Vervolgens stort u de storting binnen de software op de bankrekening en boekt u contant geld.

Het bijhouden van het geld

Aangezien dit een beperkte subsidie ​​is, is het belangrijk om een ​​systeem te hebben om het gebruik van deze fondsen bij te houden. Als u software zoals Quickbooks of Peachtree gebruikt, wilt u klassen of taken gebruiken als een manier om bij te houden. Met deze twee softwaresystemen kunt u rapporten uitvoeren die niet alleen de inkomstenrekening beschrijven, maar ook de kostenrekeningen die zijn gekoppeld aan de specifieke subsidie. Als u boekhoudsoftware gebruikt die niet de mogelijkheid biedt om met behulp van klassen of banen bij te houden, moet u een speciaal account aanmaken voor zowel de inkomsten als de kosten die aan de subsidie ​​zijn verbonden.

Rapportage

Enkele van de veelvoorkomende rapporten die door de concessiegever worden vereist, zijn winst en verlies per klas of functie, ook bekend in de non-profit accountingwereld als een overzicht van financiële activiteiten per klas of functie. Dit rapport toont de inkomsten en uitgaven voor een bepaalde periode alleen voor die specifieke subsidie.

Afhankelijk van de omvang en complexiteit van de subsidie, kan het raadzaam zijn om een ​​budget op te stellen dat precies weergeeft hoe de subsidie ​​moet worden besteed. De meeste gangbare boekhoudsoftwareprogramma's hebben de mogelijkheid om een ​​budget versus een actueel rapport voor een bepaalde periode uit te voeren. In dit rapport worden de werkelijke inkomsten en uitgaven van de gesubsidieerde fondsen vergeleken met het budget. Idealiter zou de organisatie redelijk dicht bij het streefcijfer voor de begroting moeten komen als de gelden worden uitgegeven volgens de voorwaarden die in de subsidieovereenkomst zijn vastgelegd.

Risico's

Beperkte subsidies zijn de minst ideale soorten fondsen om te ontvangen, omdat je ze op een bepaalde manier moet besteden, meestal in een bepaalde periode. Meestal zijn deze beurzen bedoeld om te worden besteed aan het programma of de missie van de organisatie en kunnen ze niet worden toegewezen aan operationele kosten. Een andere zorg is dat als u om welke reden dan ook deze middelen niet uitgeeft zoals bedoeld of als u niet over nauwkeurige rapportagesystemen beschikt om te laten zien hoe de fondsen presteren, de concessiegever het volste recht heeft om het volledige bedrag in te trekken.