De voordelen van contracten in projectbeheer

Projectmanagement richt zich op bepaalde bedrijfsactiviteiten met een duidelijke einddatum en doorgaans hun eigen budget en inkomstenstromen. Omdat deze projecten tijdelijk en vaak uniek zijn, vereisen ze vaak werk van externe contractanten. Dit maakt contractonderhandelingen tot een essentieel onderdeel van de projectmanagementactiviteiten en weinig projectmanagers zouden de voordelen ervan betwisten die het creëren van contracten met consultants, specialisten en andere externe werknemers biedt.

Ruimte voor prijs en serviceonderhandelingen

Projectmanagement richt zich vaak op kostenbeheersing om, waar mogelijk, kosten te verlagen. Hoe meer kosten kunnen worden verminderd, hoe groter de impact van de inkomsten en hoe succesvoller het project eruit zal zien. Een van de beste manieren om prijzen te verlagen, is om met aannemers te werken bij prijsonderhandelingen voor een bepaald contract. Managers wisselen verschillende soorten waarde uit om de laagst mogelijke kosten te vinden, maar met een regeling die nog steeds werkt voor beide partijen.

Resultaten koppelen aan prijs

Contracten geven managers ook de kans om specifieke resultaten te specificeren. Een manager kan bijvoorbeeld eisen dat een project wordt voltooid met bepaalde materialen of volgens bepaalde overheidsnormen om de aannemer te betalen. Een ander veel voorkomend voorbeeld is een consultancycontract, waarbij de consultant via een contract belooft verkoopcijfers van een bedrijf of vergelijkbare aantallen met een bepaald bedrag te wijzigen. Dit helpt de relatie te verstevigen met reële aantallen.

Het belang van tijdframe

In projectmanagement is tijdsframe een van de belangrijkste overwegingen. Projecten moeten meestal worden uitgevoerd op een bepaalde datum en managers proberen constant deadlines te halen en het proces te versnellen, zodat resultaten kunnen worden getoond. Contracten zijn erg handig voor dit werk, omdat een manager een specifieke datum kan aangeven waarop de aannemer zijn taken moet voltooien om te worden betaald. Deze sterke stimulans zorgt ervoor dat het werk op tijd klaar is.

Aansprakelijkheid en delegatie

Contracten geven projectmanagers de kans om de aansprakelijkheid voor bepaalde projectaspecten over te dragen aan de contractant, zodat het bedrijf niet direct verantwoordelijk kan worden gehouden voor activiteiten die het niet heeft uitgevoerd. Evenzo kan het contract specificeren hoe contractanten subcontractanten moeten inhuren en betalen, waardoor de claim wordt beperkt die extra werknemers op het bedrijf hebben.