De voordelen van het direct updaten van een grootboek

De zakelijke transacties van een bedrijf worden vastgelegd in een grootboek voor financiële rapportage en analyse. Het bijwerken van een grootboekrekening heeft verschillende voordelen. Huidige bedrijfstechnologieën, zoals elektronische gegevensuitwisseling, zorgen ervoor dat updates automatisch kunnen plaatsvinden wanneer transacties plaatsvinden. Toegang hebben tot actuele informatie kan u helpen betere zakelijke beslissingen te nemen over het verbeteren van de winst.

De rol van technologie

Computertechnologie en elektronische transacties hebben de manier waarop informatie wordt vastgelegd in het grootboek gewijzigd. Elektronische gegevensuitwisseling, of EDI, kan bijvoorbeeld door bedrijven worden gebruikt om elektronische transacties naar leveranciers te verzenden. Het gebruik van EDI om voorraadaankopen te verwerken, kan ook de grootboekrecords van de inventaris automatisch bijwerken wanneer er transacties plaatsvinden. Het grootboek kan automatische updates ontvangen over dalingen en verhogingen van de voorraad, wijzigingen in de voorraadhoeveelheid op de handbalans en overdrachten van voorraad tussen winkellocaties. Wanneer voorraad onmiddellijk wordt bijgewerkt, heeft het management altijd toegang tot actuele informatie over productinventarisniveaus.

Effect op activa en inkomsten

Naast voorraad kunnen ook andere grootboekactiva en omzetrekeningen automatisch worden bijgewerkt. Het instellen van automatische updates kan het plaatsen van bepaalde herhaalde journaalposten verminderen en werknemers kunnen zich concentreren op andere verantwoordelijkheden die meer waarde toevoegen aan het bedrijf. Transacties die automatisch van invloed zijn op contanten creëren een behoefte aan een betere planning en analyse van maandelijkse contante behoeften om tekorten aan contanten te voorkomen. Wanneer contante ontvangsten of debiteuren automatisch worden bijgewerkt, kan het management de opbrengsten sneller opnemen en herkennen en sneller beslissingen nemen over hoe de ontvangen contanten zullen worden gebruikt.

Effect op verplichtingen en kosten

Automatische transacties zijn ook van invloed op verplichtingen en uitgaven. Wanneer een automatische betaling wordt geboekt op de grootboekrekening van een verplichting of een uitgave, kan dit ervoor zorgen dat de schulden of kosten van een bedrijf op tijd worden betaald en dat het management beschikt over actuele toegang tot de schulden en onkosteninformatie van het bedrijf. Deze regeling kan de relatie van het bedrijf met crediteuren verbeteren, zodat toegang tot financiering gemakkelijker beschikbaar is. Betere relaties met service- en productleveranciers kunnen de winst vergroten en de kosten verlagen door betere prijzen of kortingen voor producten of diensten.

Effecten op financiële rapportage

Onmiddellijke updates van het grootboek kunnen de financiële rapportage aan het einde van het boekjaar vereenvoudigen. Automatische boeking van transacties kan accountfouten verminderen die verband houden met handmatige boeking van transacties. Het kan ook de tijd die het kost om de informatie in de financiële overzichten te verzamelen en analyseren te verminderen door de noodzaak van het corrigeren of aanpassen van boekingen te verminderen.

Aanbevolen

Hoe ik mijn bedrijf kan noteren op Google
2019
Hoe ontvangsten toewijzen in de juiste accounts
2019
Hoe account voor de verkoop van Inherited Property aan de IRS
2019