De voordelen van de functie Afdruk samenvoegen in Microsoft Word

Formulierbrieven kunnen de communicatie van een kernboodschap naar een grote groep vereenvoudigen, maar hun overduidelijke gebrek aan maatwerk kan hun effect onderbieden. De samenvoegfuncties van Microsoft Word maken van standaardbriefjes gebruik van documenten die als individuele correspondentie kunnen worden gelezen. Vergeleken met het proces van het voorbereiden van individuele brieven om een ​​reeks informatie aan veel mensen over te brengen, bespaart het samenvoegen tijd en moeite, waardoor massamailings worden geproduceerd compleet met labels of enveloppen.

Vereenvoudigde massacommunicatie

Wanneer u verantwoordelijk wordt voor het verzenden van een geschreven of e-mailbericht naar elk lid van een groep, kunt u een sjabloonbestand maken en dit handmatig bewerken om namen, adressen en andere geïndividualiseerde details toe te voegen. De hoeveelheid tijd en moeite die nodig is om elke letter een voor een te maken, kan echter ontmoedigend zijn, vooral voor een grote lijst waarmee u vaak communiceert. In plaats van af te gaan op het afdrukken van contactinformatie en aanhalingen op een gefotokopieerde standaardbrief, kijkt u naar de mogelijkheden voor het samenvoegen van Microsoft Word om het verzenden van een uniform bericht met aangepaste details te vereenvoudigen.

Typografie, opmaak en afbeeldingen

Het bestand dat u maakt om als het hoofdmailmerdocument te dienen, kan ten volle profiteren van alle opmaakkenmerken die u regelmatig gebruikt in Microsoft Word. U hoeft geen nieuwe toepassing te leren om het gestructureerde, gezette bestand te maken dat de basis vormt voor uw project. Voeg tabellen, typografische opmaak, elementen van kleur en afbeeldingen en andere exposities toe die zijn gemaakt in Word of dynamisch zijn gekoppeld vanuit andere Microsoft Office-toepassingen. Elk styling- of visueel element dat u rechtstreeks in het hoofddocument opneemt, verschijnt in elke aangepaste iteratie van het samengevoegde resultaat.

Coördinatie binnen Microsoft Office

Nadat u de standaardbrief hebt gemaakt, voegt u samenvoegvelden toe die aangeven waar elk stukje persoonlijke informatie wordt weergegeven. De namen van deze samenvoegvelden komen overeen met veldnamen in een lijstdocument dat u maakt in Microsoft Excel, Microsoft Access of via een formulier dat is ingebouwd in het samenvoegproces in Word. Als u uw brongegevens opsplitst in de kleinste significante informatie-eenheden, vergroot u de flexibiliteit van uw invoermateriaal. Bijvoorbeeld, in plaats van het instellen van een veld dat volledige namen bevat, verbreek de naam in zijn samenstellende delen: hoffelijkheidstitel, en voor-, midden- en achternaam. Met deze deconstructie kunt u de hoffelijkheidstitel en achternaam combineren in de aanhef van een brief, de geadresseerde met voornaam in uw laatste alinea opnemen en de achternaam gebruiken om elders in uw tekst de familie van de persoon te vermelden.

Voorwaardelijke opties

Samen met het personaliseren van elke versie van uw document voor de beoogde ontvanger, kunt u het aanpassingspotentieel van het project vergroten met voorwaardelijke opties die de manier wijzigen waarop de samenvoegbewerking uw gegevens behandelt, afhankelijk van andere voorwaarden die u opgeeft. Stel een veld in dat het samenvoegproces start om een ​​record over te slaan als de gegevensset een numerieke waarde bevat die onder een bepaalde drempel valt. Een veld dat een "als" -expressie gebruikt, evalueert twee waarden en wijzigt het samenvoegproces op basis van de manier waarop ze worden vergeleken, waarbij een deel van het bericht wordt gewijzigd op basis van de vraag of een lid van een donorlijst meer of minder heeft bijgedragen dan een bepaald bedrag. Sommige veldtypen maken het mogelijk om onmiddellijk een antwoord toe te voegen dat een generiek bericht met een specifiek bericht opheft. Deze voorwaardelijke opties vergroten de flexibiliteit van het samenvoegproces.