De voordelen van het gebruik van een projectplan

U en uw werknemers kunnen eenvoudig normale taken uitvoeren, zoals het verwerken van klantorders zonder al te veel planning. Een complexere inspanning, zoals het renoveren van uw etalage, heeft echter te maken met verschillende werknemers en externe leveranciers, een langere tijdlijn en dure materialen. Dit streven vereist de organisatie en voorspellende waarde toegekend door een projectplan.

Keurmerken

Een projectplan is een overzicht van de benodigde doelen, planning, personeel en middelen voor alle betrokkenen bij de inspanning. Individuen realiseren zich hoe verschillende componenten samenwerken en hoe het veranderen van een gebied andere facetten van het project kan beïnvloeden. Het plan legt duidelijk uit wat er van alle deelnemers wordt verwacht voordat het echte werk begint. Hierdoor kunnen werknemers hun methoden aanpassen om het project te voltooien, of onderhandelen over wijzigingen die realistischer hun mogelijkheden weergeven. Projectplannen vereisen doorgaans goedkeuring van managers, werknemers, verkopers en klanten. Medewerkers kunnen dus gemakkelijker krediet opnemen voor succes of de schuld voor falen als het gaat om hun gedocumenteerde verantwoordelijkheidsdomeinen.

Het schatten

Als u de tijd en het werk dat u nodig hebt constant onderschat, zult u geld verliezen en klanten teleurstellen, omdat uw projecten gewoonlijk laat binnenkomen en te budgettair zijn. Als u altijd overschat, kunt u klanten kwijtraken omdat u denkt dat u niet over de middelen beschikt om nieuwe te nemen. Projectplannen, vooral als ze consequent worden uitgevoerd, verbeteren uw vermogen om uw productiviteit nauwkeurig te voorspellen. Dit verbetert de geloofwaardigheid van uw klanten, die hun bedrijven kunnen plannen rond uw vertrouwde voorspellingen. Dit vermindert ook de stress bij werknemers, onderaannemers en verkopers, omdat ze geen extra uren hoeven te besteden om aan uw onrealistische deadlines te voldoen of facturen te verliezen als gevolg van gebrek aan werk.

Prestatie

Omdat een projectplan duidelijk werkwaarden definieert, biedt het een nuttige basislijn. U kunt dus beoordelen of een project zijn doelen kan bereiken en zo nodig wijzigingen kan aanbrengen. Stel bijvoorbeeld dat je plan een klanttaak van een week laat zien. Als de feitelijke uitvoering 10 dagen duurt, kan uw leverdatum ten minste drie dagen worden vertraagd. U kunt de klant dan vragen om de nieuwe datum goed te keuren of later in te korten om de vertraging goed te maken. Omgekeerd, als de uitvoering slechts vijf dagen duurt, krijg je twee dagen. U kunt de klant verrassen met een eerder dan verwachte levering, of de extra tijd gebruiken om extra waarde aan de inspanning toe te voegen, zoals meer productopties.

methoden

Als projectplanning een vast onderdeel van uw bedrijf wordt, kunt u het werk eenvoudiger maken door software te gebruiken die speciaal is bedoeld voor de taak. Alternatieven omvatten Basecamp, waardoor alles eenvoudig online toegankelijk is; Clarizen, met zeer aanpasbare rapporten; en Microsoft Project, dat kan worden geïntegreerd met een populaire zakelijke softwaresuite. Een andere optie is het verkrijgen van een aanwijzing voor Project Management Professional voor uzelf of een medewerker. U kunt deze in de branche erkende certificering alleen krijgen door vaardig te worden in de hulpmiddelen en technieken voor het maken van projectplannen.

Aanbevolen