Een auditchecklist voor uitbesteding van een uitvoerende leverancier

Bedrijven kiezen ervoor om uit te besteden om de operationele kosten te verlagen en zich te concentreren op hun kerntaken. Volgens Think Progress Economy bleek uit een peiling van de Strategic Outsourcing Conference 2009 dat bedrijfsleiders aangaven dat een van hun belangrijkste redenen voor outsourcing is om de operationele kosten te verlagen. Grote bedrijven zijn doorgaans meer geneigd om uit te besteden, maar kleine bedrijven kunnen sommige van hun diensten ook uitbesteden aan een leverancier. Auditing van een leverancier is een essentiële overweging om ervoor te zorgen dat de leverancier een betrouwbare outsourcingpartner is.

Veiligheid

Een bedrijf dat een leverancier uitbesteedt, moet het personeel van de leverancier controleren. Deze personeelsaudit houdt in dat beoordeeld wordt of ze over de essentiële vaardigheden, expertise en kennis beschikken om te leveren wat de leverancier belooft. Het controlepersoneel houdt ook in dat wordt geëvalueerd of de beveiligingsachtergrond van het personeel is weggenomen door wetshandhavingsinstanties. Dit is met name van toepassing op uitbestede leveranciers die informatietechnologische services voor een bedrijf leveren. Voor dergelijke bedrijven moet het handhaven van beveiligingsstandaarden de prioriteit zijn bij de omgang met uitbestede leveranciers.

Kwaliteitssystemen

De kwaliteitssystemen van de leverancier vormen de kern van elke audit. Kwaliteitssystemen zijn het proces en de normen die zijn ingevoerd om naleving van industriestandaarden en beste praktijken te waarborgen. Bij het controleren van de kwaliteitssystemen van een externe leverancier is het essentieel om te zien welke accreditatie zij heeft verworven om haar diensten aan te bieden. Deze normen variëren van industrie tot industrie, maar universele normen, zoals de International Organization for Standards, moeten worden toegepast bij audits van kwaliteitssystemen.

Infrastructuur

Een leverancier heeft de vereiste infrastructuur, knowhow en apparatuur nodig om haar diensten te leveren. Auditinginfrastructuur kan bezoeken op locatie van de leverancier inhouden. Het kan ook via een vragenlijst zijn die vraagt ​​naar de beschikbaarheid van bepaalde apparatuur of processen die zorgen voor een effectieve levering van diensten. Infrastructuur heeft niet alleen te maken met tastbare apparatuur. Het houdt ook factoren in zoals klantrelaties en hoe de leverancier met haar klanten omgaat met het leveren van diensten.

Risico

Outsourcing kan een riskant initiatief zijn als een bedrijf niet de juiste outsourcingpartner kiest. Risico's zijn onder meer het niet leveren van overeengekomen services, het leveren van substandard services, financiële instabiliteit en fraude. Een uitbestede leveranciersaudit moet een beoordeling van de interne controlemaatregelen van de leverancier omvatten. Dit omvat het bepalen van de financiële achtergrond van de leverancier, de naleving van de boekhoudkundige en financiële normen en haar belangrijkste klanten. Een risicoaudit zorgt ervoor dat een bedrijf kan bepalen of de achtergrond en interne beheersingsmaatregelen van de leverancier stabiel genoeg zijn om het leveren van diensten te vergemakkelijken.