Jaarlijkse payroll en W-2 verzoening
Als werkgever van W-2 loontrekkenden bent u verplicht om de lonen van elke werknemer aan de werknemer en aan de socialezekerheidsadministratie te melden. W-2-formulieren zijn op 31 januari verschuldigd aan werknemers en aan de SSA op 28 februari. Daarnaast moet u een verzendrapport opstellen dat de W-2-informatie samenvat. Uiteindelijk worden de gegevens die worden weergegeven op W-2's die u aan werknemers verstrekt, gekoppeld aan andere IRS-belastingaangiften voor werk die u het hele jaar door indient.
W-2-formulieren
Elk jaar moet u uw werknemers een W-2-formulier verstrekken met een overzicht van hun inkomsten en belastingen die gedurende het jaar zijn ingehouden. Uw werknemer gebruikt dit document om zijn aangifte inkomstenbelasting voor te bereiden. Naast het verstrekken van de informatie aan werknemers, moet u een kopie van elk W-2-formulier aan de Social Security Administration (SSA) verstrekken. De SSA registreert de informatie en past Social Security-tegoeden toe op de rekening van elke loontrekkende, waarna de SSA de informatie aan de IRS verstrekt.
Formulier W-3
Formulier W-3 is een afstemmingsformulier dat u aanlevert aan de SSA met uw W-2-formulieren. U moet formulier W-3 indienen met exemplaren van de W-2's die u aan werknemers verstrekt. Formulier W-3 moet het totale bedrag aan inkomsten en belastingen weergeven dat op alle W-2-formulieren staat. U dient één W-3-formulier in om al uw W-2-gegevens samen te vatten. Omdat kopieën van de W-2-formulieren die u uitgeven, zijn bijgevoegd bij het W-3-afstemmingsformulier, is uw W-3 ook te danken aan de SSA op 28 februari.
Verzoening Straf
De IRS en SSA delen loongegevensinformatie. Elk jaar bekijken de twee bureaus uw W-2- en W-3-formulieren, evenals de informatie met betrekking tot de inhouding van werkgelegenheid die u rapporteert over uw terugnames van IRS, zoals Formulieren 941, 943 en 944. Als er een discrepantie is die onverklaarbaar is op basis van op basis van de informatie die de IRS en SSA hebben, geeft de IRS een boete uit tegen uw bedrijf voor het jaar waarin de boete plaatsvindt. Dit wordt een gecombineerde jaarlijkse loonafstemmingsbeoordeling genoemd, ook wel CAWR-beoordeling genoemd. De beoordelingshoeveelheid varieert afhankelijk van het type en de hoeveelheid afwijking. Over het algemeen zijn de CAWR-beoordelingen aanzienlijk.
Strafverzuim
Als u een CAWR-beoordeling ontvangt, moet u nieuwe informatie verstrekken om het verschil te corrigeren. Sommige verschillen worden veroorzaakt door ontbrekende W-2-formulieren, wat kan betekenen dat u meer W-2-formulieren aan werknemers hebt verstrekt dan aan de SSA. Een andere discrepantie kan een mismatch inhouden tussen de belastinginhouding informatie die u rapporteert over W-2 formulieren en de belastinginhouding informatie die u rapporteert aan de IRS op Formulieren 941, 944 of 943. Discrepanties kunnen worden verholpen door het corrigeren van de informatie die het probleem veroorzaakt en het indienen van nieuwe documenten naar de IRS. Als het verschil bijvoorbeeld het gevolg is van het missen van W-2's, moet u de nieuwe W-2-formulieren aan de IRS leveren. Zodra de IRS de informatie heeft ontvangen en het probleem heeft opgelost, wordt de CAWR-beoordeling over het algemeen 100 procent geschrapt. Omdat de IRS het bureau is dat de CAWR-beoordeling uitvoert, moet u uw gecorrigeerde documenten verstrekken aan de IRS, niet aan de SSA, ongeacht waar u de originele documenten hebt verzonden.