Auditprocedures voor vaste activa
Het vaststellen van het bestaan van de vaste activa van een bedrijf en het evalueren van hun waarde is een essentiële controletaak. Desondanks doen veel bedrijven het niet goed om vaste activa bij te houden. Een Britse studie uit 2016 over het probleem schat dat bijna een op de vijf gevallen van fraude met kleine bedrijven bestaat uit vaste activa, met een gemiddeld verlies van $ 70.000.
Wat zijn vaste activa?
De vaste activa van een bedrijf zijn die activa die voor een lange termijn worden gebruikt, zoals grond, gebouwen en uitrusting. Een ander van hun kenmerken is hun lichamelijkheid. In tegenstelling tot veel andere aandelen kunnen ze niet snel in contanten worden omgezet. Hun wezenlijke aard en het feit dat ze niet zomaar in de zak van een oneerlijke medewerker of door een onlinetransactie kunnen worden weggeveegd, is mogelijk een reden voor ondernemers om te onderschatten hoe gemakkelijk het is om met een vast activum op een manier te gaan die vaak zal gaan onopgemerkt totdat het bedrijf is gecontroleerd.
Veel voorkomende soorten vaste-activa-fraude
De meeste fraudegevallen met vaste activa vallen in een van de volgende categorieën:
- Diefstal . Niet alle vaste activa zijn oncontroleerbaar groot. Computers, diskdrives en kleinschalige wetenschappelijke apparatuur behoren tot de vele soorten zakelijke apparatuur die in een rugzak passen. Omdat de meeste bedrijven niet altijd al hun apparatuur in actieve dienst houden, is het heel gemakkelijk dat een microscoop van $ 10.000 in een opslagkast bijvoorbeeld zonder kennisgeving wordt gemist. Het is dan bijna onmogelijk om vast te stellen wanneer de microscoop diefstal heeft plaatsgevonden.
- Acquisitie en verwijdering . Een medewerker van een inkoopafdeling kan een activum "verwerven" en betalen dat in werkelijkheid niet bestaat. Of ze verkopen het activum voor één waarde en registreren de verkoop op een lagere waarde.
- Een verkeerde voorstelling van de waarde van activa is een populaire fraude voor sommige bedrijven met verzwakkende financiële posities. Verdubbel de waarde van een belangrijk vast activum en op miraculeuze wijze verbetert de algehele vermogenspositie van het bedrijf.
Basisboekhoudkundige procedures voor vaste activa
De meest elementaire van alle vasteactiva-controlewerkzaamheden is het vaststellen dat het actief bestaat. Bij forensische audits kunnen de auditors fysiek toezicht houden op de inventarisatieprocedure.
Nadat het bestaan van het actief is geverifieerd, moet de huidige waarde worden vastgesteld volgens algemeen aanvaarde boekhoudprocedures (GAAP), te beginnen met een bepaling van acquisitiekosten, inclusief factuurkosten, geverifieerde vrachtkosten en eventueel betaalde belastingen - meestal staatsverkoop belastingen - en alle andere kosten, zoals opstellingskosten.
Wanneer activa worden ingebracht door een van de eigenaren van het bedrijf, moet hun waarde worden vastgesteld (en worden vastgelegd in de administratie van het bedrijf) door een CPA, waarbij ervoor wordt gezorgd dat de waarde die aan het actief wordt toegekend, de reële marktwaarde is op het moment van acquisitie.
Evenzo moet, wanneer een actief wordt verkocht, de prijs voor de de-acquisitie van de markt worden bepaald en vastgelegd in de administratie van het bedrijf.
Waardevermindering van vaste activa
Bijna alle activa die uw bedrijf verwerft, hebben een passend afschrijvingsschema. Het enige gemeenschappelijke vaste activum dat niet wordt afgeschreven is land.
Soms, als eigenaar van een bedrijf, hebt u misschien het gevoel dat het koppelen van een afschrijvingsschema aan onroerend goed enigszins arbitrair is, omdat in sommige Amerikaanse markten een lange geschiedenis van commerciële gebouwen in waarde waardeert. En je hebt gelijk: het is arbitrair omdat het niet noodzakelijk overeenkomt met de waarschijnlijke actuele marktwaarde van het gebouw. Maar het is noodzakelijk om een gemeenschappelijke manier te hebben om te boekhouden voor activa die geen subjectieve en mogelijk arbitraire of zelfs oneerlijke waarderingen toelaten.
Alle af te schrijven activa worden daarom afgeschreven, hetzij lineair of versneld. Details van deze methoden vallen buiten het bestek van dit artikel_, maar in het kort geeft _straightline-afschrijving hetzelfde vaste reductiebedrag toe aan het activum voor elk jaar dat het wordt aangehouden; versnelde afschrijving front-loads de afschrijving in de eerste jaren dat het eigendom is.
Het vaststellen van de juistheid en geschiktheid van het afschrijvingsschema voor vaste activa is een andere essentiële taak voor het controleren van vaste activa.