Onjuiste afschrijvingskosten versus afschrijvingen

Algemeen geaccepteerde boekhoudprincipes vereisen dat bedrijven inschatten hoeveel van het geld dat ze door hun klanten verschuldigd zijn nooit betaald zullen worden, en dit bedrag opnemen in hun jaarrekening. Ze doen dit door oninbare uitgaven te doen en afschrijvingen uit te voeren. Een uitgave met een slechte schuld anticipeert op toekomstige verliezen, terwijl een afschrijving een boekhoudmanoeuvre is dat eenvoudigweg erkent dat er een verlies is opgetreden.

Tegoeden doen voor onbetaalde rekeningen

Op basis van hun eigen ervaring, moeten de managers van een bedrijf een algemeen idee hebben van hoeveel van de debiteuren van het bedrijf - de openstaande facturen van hun klanten - uiteindelijk onbetaald blijven. Volgens standaarden voor jaarrekeningen moeten bedrijven een "voorziening" aanhouden voor hun schatting van die oninbare rekeningen.

Als de ervaring van uw bedrijf u bijvoorbeeld vertelt dat 1, 5 procent van de ontvangen rekeningen oninbaar is en uw saldo op de openstaande rekeningen $ 20.000 is, moet u een vergoeding van $ 300 hebben. Op uw balans zou $ 20.000 aan vorderingen staan, gecompenseerd door de $ 300 voorziening, voor een 'netto te ontvangen rekeningen' van $ 19.700.

Oninbare schuldlast

Wanneer een bedrijf aan zijn uitkering moet toevoegen, doet het dit door een oninbare uitgave op te nemen voor het benodigde bedrag. U heeft bijvoorbeeld een toelage van $ 300 nodig, maar heeft momenteel slechts $ 200 toegezegd aan de uitkering. U zou een waardevermindering van $ 100 opnemen op uw winst-en-verliesrekening en de toeslag verhogen met $ 100, tot het nieuwe totaal van $ 300. Merk op dat u de oninbare kosten registreert - en dus uw winst vermindert - alleen in afwachting van het niet betalen van rekeningen door klanten.

Er zijn nog geen schulden kwijt. Dit volgt het boekhoudprincipe van conservatisme: een onderneming mag nooit haar activa overdrijven, en het niet erkennen dat bepaalde rekeningen van klanten niet worden betaald, zou de waarde van debiteuren overdrijven, wat een voordeel is.

Feitelijke schuldafschrijvingen

Op een gegeven moment zal een schuld feitelijk slecht worden - een klant zal niet lang genoeg een rekening betalen, waardoor het bedrijf tot de conclusie komt dat de rekening oninbaar is. Wanneer dat gebeurt, schrijft het bedrijf de schuld af. U hebt bijvoorbeeld $ 20.000 aan debiteuren en een vergoeding van $ 300 voor een nettosaldo van $ 19.700. U bepaalt dat een klant die u $ 180 verschuldigd is, nooit zal betalen.

Om de schuld af te schrijven, verminder je zowel de openstaande vorderingen als de aftrek met het bedrag van de oninbare schuld - $ 180. U hebt nu een debiteurensaldo van $ 19.820 en een opslag van $ 120. Netto-debiteuren blijven hetzelfde: $ 19.700. De afschrijving heeft geen directe invloed op de winstgevendheid van uw bedrijf omdat u de dubieuze debiteuren al hebt "gecompenseerd". Het is echter mogelijk dat u nieuwe oninbare kosten moet maken om uw uitkering aan te vullen.

Te kleine vergoeding

Het is mogelijk om te onderschatten hoe groot een vergoeding is die u moet aanhouden voor oninbare accounts. Het is ook mogelijk dat een ongewoon hoge schuld slecht wordt en de vergoeding die u hebt gereserveerd, overweldigt. In beide gevallen zou je uiteindelijk een bedrag moeten af ​​moeten schrijven dat hoger is dan het huidige saldo van je uitkering. Wanneer dat gebeurt, moet u onmiddellijk een oninbare uitgave registreren om uw uitkering "in te halen" en vervolgens de oninbare schuld af te schrijven.