Basic boekhoudprincipes
Een boekhoudsysteem is slechts een gevestigde methode om inkomsten en uitgaven bij te houden, zodat u gemakkelijk kunt zien hoe het met uw bedrijf gaat. Hoewel de specificaties van bedrijven kunnen verschillen, houden de meesten zich aan de algemeen aanvaarde boekhoudprincipes die zijn ontwikkeld door de Amerikaanse Securities and Exchange Commission en het accountantsberoep. Boekhoudsystemen kunnen eenvoudig of ingewikkeld zijn, handmatig of geautomatiseerd. Er zijn echter bepaalde elementaire boekhoudprincipes die van toepassing zijn op alle aanvaardbare methoden voor het boeken van uw bedrijfsactiviteiten.
Soorten boekhoudsystemen
De boekhoudsystemen met één invoer en dubbele invoer zijn de twee veelgebruikte methoden. De single-entry methode is vergelijkbaar met een chequeboek; er zijn alleen afschrijvingen en tegoeden. Wanneer u een storting doet, wordt uw saldo verhoogd en wanneer u een cheque schrijft, neemt uw saldo af. Deze methode vertelt je hoeveel geld je bij de hand hebt, maar het vertelt je niet waar je geld naartoe ging. De methode met dubbele invoer zorgt voor uw uitgaven. Wanneer u een cheque schrijft, verlaagt u contant geld, maar tegelijkertijd verhoogt u de rekening die overeenkomt met de reden voor de kosten, zoals kantoorbenodigdheden of hulpprogramma's.
Debits en Credits
De meeste boekhoudsystemen gebruiken de methode voor dubbel invoeren. In de regel zal u voor elke transactie één of meerdere rekeningen debiteren en een of meerdere rekeningen crediteren, met het totale bedrag van uw debet en credits gelijk. Als u bijvoorbeeld een cheque van $ 100 schrijft om $ 80 aan kantoorbenodigdheden te kopen en een pakket voor $ 20 verzendt, zou u contant geld verdienen voor $ 100, bankpasbenodigdheden voor $ 80 en debit verzendkosten voor $ 20. Andere transacties kunnen van invloed zijn op slechts twee accounts, zoals een huurbetaling.
Financiële overzichten
Hoewel een bedrijf een aantal verschillende financiële overzichten kan opstellen, zijn de resultatenrekening en de balans de meest elementaire rapporten die worden geproduceerd. De winst-en-verliesrekening is hetzelfde als een winst- en verliesrekening en geeft aan hoeveel geld u tijdens de periode hebt gemaakt of verloren. De balans geeft een overzicht van uw activa en passiva en geeft u een momentopname van hoeveel uw bedrijf waard is. Soorten rekeningen die van invloed zijn op uw resultatenrekening omvatten verkoop, overheadkosten en kosten van verkochte goederen. Uw balans bevat een lijst met rekeningen zoals voorraad, contanten, eigendom en uitrusting, te betalen biljetten en debiteuren.
Basisaccounts
Er zijn 10 basiscategorieën met accounts die u mogelijk nodig heeft om uw boekhoudkundige taken uit te voeren. Afhankelijk van de complexiteit van uw bedrijf, heeft u mogelijk meerdere subaccounts nodig om bijvoorbeeld elk type verkoop te vermelden, of elk type product dat u in voorraad hebt. De basis, echter, zijn verkoop, uitgaven, loonlijst en ingehouden winsten voor uw inkomensverklaring; voor uw balans dient u contanten, debiteuren, crediteuren, crediteuren, inventaris en eigen vermogen op te nemen.
Negatieve en positieve saldi
Sommige soorten accounts hebben normaal een negatief saldo, maar anderen hebben normaal een positief saldo. Dit kan verwarrend zijn voor een beginnende boekhouder. In de winst-en-verliesrekening dragen uw omzetrekeningen, zoals verkopen, normaal gesproken een negatief saldo, hoewel ze een goede activiteit zijn voor uw bedrijf. Uitgaven en kosten van verkochte goederen moeten een positief saldo hebben. Op de balans hebben rekeningen die een gunstige activiteit vertegenwoordigen voor uw bedrijf positieve saldo's. Contanten, debiteuren en inventaris zijn voorbeelden van rekeningen met positieve saldi. Negatieve balansrekeningen zijn die die minder gunstig zijn. Overlopende passiva en crediteuren zijn voorbeelden. Als u een invoer analyseert, is deze mogelijk gemakkelijker te begrijpen. Als u bijvoorbeeld een artikel verkoopt, crediteert u de verkoop, een negatief saldo. U moet een andere rekening debiteren, contanten of debiteuren, die beide normaal een positief saldo hebben.