Zakelijke briefetiquette voor afsluitopties
Zakelijke brieven worden gebruikt om vooruit te lopen op nieuwe klanten, om de voorwaarden voor contractonderhandelingen te beschrijven en om vergaderingen op te volgen. Veel moderne zakelijke brieven worden digitaal verzonden. Ongeacht of een zakelijke brief per e-mail of per post wordt verzonden, sluit de brief met behulp van geaccepteerde bedrijfspraktijken.
Een zakelijke brief beëindigen
Zakelijke brieven moeten altijd professioneel en beleefd zijn. Het beëindigen van een brief door de persoon te bedanken voor haar tijd of te zeggen dat je ernaar uitkijkt om de dingen verder te bespreken, is acceptabel. Soms is een vriendelijker opmerking, zoals het zeggen: "Ik kijk ernaar uit u te ontmoeten op de conferentie", passend. Hoewel de toon vriendelijk is, is de opmerking kort en voldoet ze dus aan aanvaardbare zakelijke normen.
Andere manieren om een brief te beëindigen, zijn onder meer aanbieden om vragen te beantwoorden of meer informatie te geven op basis van de inhoud van de brief. Als het op verkoopbrieven aankomt, probeer een harde afsluiting te vermijden. U wilt een potentiële klant intrigeren om te bellen of een afspraak met u te maken. Sluit bijvoorbeeld af met "Ik ben blij om u een demonstratie van de software en een gratis proefversie te geven, laat het me weten als u geïnteresseerd bent" om dit doel te bereiken.
De gratis afsluiting
Een afsluiting is een woord of een korte zin die vlak voor je naam wordt getypt aan het einde van de brief. Verschillende frases worden vaak gebruikt voor de gratis close-in business. "Oprechtheid" en "Met vriendelijke groet" zijn gebruikelijk. Als u al een zakelijke relatie met de andere partij hebt, zijn 'Beste wensen' en 'Vriendelijke groeten' geschikt. Als de brief naar iemand gaat die je respecteert of een leidinggevende op hoog niveau boven je eigen bedrijfsstatus is, toont "Respectfully yours" dat respect.
Sluitingen om te vermijden
Raak nooit te persoonlijk met zakelijke brieven. Deze worden onderdeel van een bedrijfsarchief en kunnen worden doorgegeven aan andere mensen in het bedrijf. Zelfs als ze zich tussen de afzender en de ontvanger bevinden, wil je niet het risico lopen iemand te beledigen door grenzen te overschrijden. Het gebruik van 'Fondly' kan bijvoorbeeld verkeerd geïnterpreteerd worden als een verlangen naar een relatie buiten het bedrijf.
Stop geen letters met taal die overdreven assertief is. Een brief zou de dialoog met de ontvanger moeten voortzetten. Vraag om de volgende vergadering, maar zeg niet: "Ik zal dinsdag bij uw kantoor langsgaan", als u niet bent uitgenodigd. Vraag in plaats daarvan wanneer het een goed moment is om elkaar weer te ontmoeten.
Andere aantekeningen aan het einde van een brief
Andere aantekeningen aan het einde van een brief kunnen behuizingen, beleefdheidskopieën of naschriften aan andere personen bevatten. Deze notaties bevinden zich onder het handtekeningblok. Bijlagen, vaak afgekort als "Encl.", Geven aan dat er relevante bijlagen bij de e-mail of items die in de envelop zijn opgenomen ter beoordeling. Courtesy-kopieën, afgekort als "CC", bevatten de lijst met namen van andere ontvangers in alfabetische volgorde. Een postscript, meestal aangeduid als "PS", is het laatste idee dat vaak in verkoopbrieven wordt gezien als de meest dwingende reden om nu te kopen.