Vereisten voor bedrijfsdocumenten

Ontvangsten en facturen lezen vaak: "bewaar deze alstublieft voor uw administratie". Wanneer het belastingseizoen komt of als u ooit wordt gecontroleerd door de Internal Revenue Service, bent u blij dat u hebt geluisterd. Bedrijven moeten voor vele doeleinden gegevens bijhouden - belastingen zijn er slechts één. Afhankelijk van uw bedrijf, de locatie of zelfs uw eigen behoeften, moet u mogelijk vele soorten documenten opslaan. Er is een reden dat opslag van bedrijfsdocumenten een bedrijf op zichzelf is geworden.

Financiële documenten

Als u onder toezicht van de Internal Revenue Service staat, zijn alle documenten, ontvangsten en facturen die betrekking hebben op uw zakelijke uitgaven noodzakelijk. Als iemand zakenreizen doet, benodigdheden koopt of andere transacties uitvoert namens het bedrijf, hebt u een grondige registratie hiervan nodig. Bovendien moet u een nauwkeurige registratie van uw instroom hebben. Houd gegevens bij van betaalde facturen, overboekingen, transacties, beleggingsrendementen en andere bronnen van inkomsten voor uw bedrijf.

Human Resources-bestanden

Houd bestanden bij op alle aanwezige en overleden werknemers. Je weet nooit wanneer je ze nodig hebt voor een onverwachte rechtszaak of wettelijke compliant zoals een onderzoek naar de gelijke kansen voor arbeidsbemiddeling. Werknemersdossiers moeten standaardwerkgelegenheidstoepassingen hebben voltooid, documentatie van disciplinaire maatregelen, salarisadministratie, cv's, loonadministratie, EEOC-vragenlijsten, eventuele arbeidscontracten of regelbevestigingen en andere documenten die uw bedrijf gebruikt.

Nakoming

Veel industrieën zijn verplicht om te voldoen aan strikte wettelijke richtlijnen van overheidsinstanties. Effectenmakelaars hebben strikte supervisie van de Securities and Exchange Commission, zorginstellingen worden beoordeeld door hun nationale gezondheidsdiensten en restaurants worden geconfronteerd met gezondheidsinspecties in het graafschap. Wat uw branche ook is, houdt een register bij van alle acties of stappen die u onderneemt om de vereiste compliance te handhaven. Restaurants die een afzuigkap upgraden zijn slim om de aankooprecords te behouden. Ziekenhuizen die disciplinaire maatregelen nemen tegen een verpleegster die dronken is geworden, moeten zorgvuldig worden bijgehouden om zelfdiscipline te voorkomen. Zorgverleners moeten ook voldoen aan de federale regelgeving over informatie over gezondheidszorg en privacy door records vertrouwelijk en veilig te houden na het zien van een patiënt.

Aanbevolen