Hoe cheques te accepteren

Hoewel niet zo gewoon als elektronische betalingen, maken papieren cheques nog steeds deel uit van transacties voor kleine bedrijven. Papieren cheques bieden een fysieke registratie van een uitgevoerde of ontvangen betaling en laten een duidelijk controletraject achter. Met cheques kunnen klanten die geen bankpas of creditcard hebben uw bedrijf betuttelen. Wanneer u een cheque accepteert, vertrouwt u dat de chequemaker het geld heeft om het aankoopbedrag te dekken.

1.

Voer een acceptatiebeleid voor cheques uit voor uw bedrijf. Bepaal of u een dollarlimiet op de chequehoeveelheid wilt plaatsen. Overweeg of u controles buiten de staat accepteert als u zich in de buurt van een andere staat of in de buurt van een populaire toeristische attractie bevindt. Bepaal hoe u een cheque-schrijver nastreeft als de betaling de bank niet opruimt. Controleer om te zien of uw staat een slechte controle heeft of controleer het restitutieprogramma.

2.

Leid uw werknemers op zodat ze weten waar ze op moeten letten bij het accepteren van een cheque. De naam en het adres van de maker van de cheque moeten voorgedrukt zijn op de cheque. De controles zouden niet tijdelijk moeten zijn, starterscontroles maar vooraf genummerd in een boekje. De cheque moet worden opgemaakt voor het bedrijf en de bedrijfsnaam correct gespeld. Controleer of het aantal chequebedragen en het uitgeschreven bedrag hetzelfde zijn en of ze overeenkomen met het aankoopbedrag. Controleer of het voorbedrukte bankrouteringsnummer en rekeningnummer linksonder in de cheque aanwezig zijn. Zorg er ten slotte voor dat de cheque is ondertekend.

3.

Bevestig de identiteit van de cheque-schrijver door een foto-identificatie aan te vragen, meestal een door de overheid uitgegeven rijbewijs. De foto moet er uitzien als de chequeschrijver. De naam en het adres op de cheque moeten overeenkomen met de identificatie. De handtekening op de ID en op de cheque moet ook overeenkomen. Ontdek welke informatie u legaal kunt verkrijgen bij het accepteren van een cheque. In de wetten van veel staten kan een bedrijf of persoon bijvoorbeeld de staat, naam en rijbewijsnummer van de cheque opvragen en noteren op het moment dat de transactie plaatsvindt.

4.

Overweeg om u aan te melden bij een verificatie-verificatiebedrijf zoals TeleCheck of ChexSystems. Deze bedrijven beschikken over een gegevensbank die u laat weten of de cheque-schrijver openstaande cheques heeft, een geschiedenis van het schrijven van slechte cheques of als de rekening is gesloten - voordat u de cheque accepteert. Er zijn ook cheque-garantieprogramma's zoals National Processing Company of CrossCheck, die u het chequebedrag betalen als de bank de cheque retourneert. Het garantiebedrijf neemt de cheque over en zal de cheque-schrijver vervolgen voor betaling.

Tip

• U kunt de bank bellen bij wie de cheque wordt gebruikt en controleren of het geld aanwezig is voordat u de cheque accepteert.

Waarschuwing

• Accepteer geen cheque als de maker van de cheque geen identiteitsbewijs met foto heeft.