Hoe creditcardbetalingen via de telefoon accepteren
Hoe gemakkelijker u het voor uw klanten maakt om u te betalen, hoe beter het is voor uw winstcijfers. Als u ervoor kiest om creditcardbetalingen via de telefoon te accepteren, moet u ervoor zorgen dat uw medewerkers de juiste procedures kennen om het risico te minimaliseren. Het invoeren van een transactie is een kwestie van het volgen van de specifieke instructies voor de creditcardbetalingsverwerkingsservice die u selecteert. Elke provider zet zijn systeem een beetje anders op, dus er is geen "one size fits all". Zorg ervoor dat werknemers goed zijn opgeleid en volg procedures.
Kies de juiste creditcardbetalingsservice
Het gebruik van beltegoed om aankopen te doen is niet nieuw. Vandaag hebben klanten en bedrijven echter verschillende opties. Met betalingsverwerkingsservices van PayPal en Square kan een klein bedrijf bijvoorbeeld telefoonorders aannemen met mobiele telefoons. Dit is een optie om te overwegen of u net een bedrijf start. Als het responsniveau van de klant het de moeite waard maakt, kunt u een reguliere merchant-account instellen bij een kaartbetalingsservice.
Net als bij elk product of elke service die u voor een klein bedrijf koopt, vergelijkt u de kosten en vergoedingen van verschillende providers. Zorg ervoor dat de service telefoonorders toestaat en vraag of er een extra vergoeding is. Bekijk ook hun klantenondersteuning. U moet contact opnemen met de betalingsverwerkingsdienst als een bestelling wordt geweigerd of als u vragen hebt.
Het autorisatieproces
De opleiding van het personeel is essentieel om ervoor te zorgen dat alle medewerkers het autorisatieproces voor de creditcard begrijpen. Voor een deel is dit gewoon een kwestie van medewerkers trainen om de instructies van de betalingsverwerkingsdienst te volgen. Het personeel moet echter ook op de hoogte zijn van mogelijke "rode vlaggen" om op te letten. Als het postadres en het factuuradres bijvoorbeeld verschillen, wees dan voorzichtig. Dit kan een teken zijn van een ongeautoriseerde gebruiker. Aan de andere kant zou het een student op de universiteit kunnen zijn die gewoon een pakket naar zijn slaapzaal wil laten brengen, maar de rekening gaat naar zijn huis.
Bewaar alle records en informatie van elke transactie gedurende 12 tot 24 maanden. Dit zal u helpen bij het aantonen van due diligence in het geval van een frauduleuze aankoop en het zal helpen bij het oplossen van eventuele geschillen met klanten.
Informatie om te verzamelen
Een goede vuistregel is om zoveel mogelijk informatie van de klant te verzamelen wanneer u een creditcardbetaling per telefoon uitvoert. De betaaldienst vereist dat u het volledige creditcardnummer, de vervaldatum en de naam van de klant ontvangt zoals deze op de kaart staat. Mogelijk hebt u ook de CVV nodig, dit is een beveiligingscode die op de achterkant van de kaart is afgedrukt. Vraag de klant daarnaast naar haar factuuradres, telefoonnummer en e-mailadres. Hiermee neemt u contact op met de klant als er problemen zijn. Het is ook een goed idee om de geboortedatum en het rijbewijsnummer van de klant op te vragen.
Stuur een kopie van de kassabon naar de klant via e-mail, e-mail of beide. Sla deze informatie op in een formaat dat werknemers kunnen gebruiken om de klantenservice te verbeteren. Dit versnelt de zaken de volgende keer dat de klant een aankoop doet.
Hou het veilig
Elke ondernemer weet dat het accepteren van elektronische betalingen, cheques en creditcardbetalingen enig risico met zich meebrengt. Het accepteren van creditcardbetalingen via de telefoon is geen uitzondering. Er zijn echter manieren om het risico te minimaliseren. Investeer in een goed kassasysteem en laat het professioneel installeren. De betalingsverwerkingsservice die u gebruikt, wil transacties net zoveel beveiligen als u. Profiteer van zijn beveiligingsprocedures en advies.
De Payment Card Industry Security Standards Council heeft in 2015 bijgewerkte eisen uitgegeven. Kenmerkend voor PCI 3.0 bieden deze standaarden kleine bedrijven richtlijnen voor het verminderen van risico's. PCI 3.0 heeft betrekking op werknemerseducatie, de gedeelde verantwoordelijkheid van uw bedrijf met andere partijen en opties die u kunt kiezen om PCI 3.0 aan te passen aan uw zakelijke behoeften. Dit is een waardevolle hulpbron die u tijd, geld en hoofdpijn kan besparen.