Een CC toevoegen aan een professionele bedrijfsmemo

Een professionele zakelijke memo is een communicatie op de werkplek die kan worden verzonden in elektronische of gedrukte vorm. Minder professioneel dan de zakelijke brief, moet een zakelijke memo nog steeds worden geschreven met behulp van formeel zakelijk Engels, het traditionele memo-formaat volgen en de rangen of titels respecteren van de mensen die de communicatie verzenden en ontvangen. Om deze reden vereist het toevoegen van een "cc" aan een professionele bedrijfsmemo het respecteren van de werkplekhiërarchie.

Definitie

De term cc staat voor carbon copy. Het geeft mensen aan die niet in de memo zijn genoemd en die een kopie moeten ontvangen. Als een memo bijvoorbeeld naar een manager wordt verzonden over een aanstaande vergadering bij een bedrijf, is het aangewezen de secretaresse van de manager te cc zodat hij de datum in haar agenda kan zetten.

CC en professionaliteit

Het beslissen of een memo rechtstreeks aan iemand moet worden geadresseerd of om die persoon te cc. Is afhankelijk van de inhoud van het bericht en de bedrijfshiërarchie. Het maken van de verkeerde keuze kan een schending zijn van professionele beleefdheid en u in de steek laten met uw baas of collega's.

Stel u bijvoorbeeld voor dat u samenwerkt met een collega in een project dat wordt beheerd door een manager. Als u ideeën voor het project aan het brainstormen bent en op zoek bent naar input, zou het gepast zijn om een ​​memo naar zowel uw collega als de manager te sturen. Als u echter vraagt ​​of u met een van uw ideeën verder kunt gaan, moet u de notitie richten aan de manager en uw collega doorverbinden. Anders lijkt het alsof u de kantoorhiërarchie heeft geschonden door uw collega om toestemming te vragen.

CC in een afdrukmemo plaatsen

Plaats de letters "cc" en de persoon die u aan het kopiëren bent in de koptekst of onder aan het document. De header moet de volgende indeling volgen: naar, van, datum, onderwerp en cc. Elk item moet op een eigen regel worden geplaatst en u moet een regel tussen elk item overslaan. Afhankelijk van de formaliteit van uw kantoor en de context van de memo, kunt u de persoon met zijn titel, voor- en achternaam of, in het bijzonder informele gevallen, zijn voornaam noemen.

CC in een e-mail plaatsen

Als u een memo e-mailt, vult u het e-mailadres van de persoon die u wilt cc in de cc-box die beschikbaar is op de meeste e-mailsjablonen. Als uw e-mailsjabloon geen cc-vakje heeft, plaatst u 'cc' en de naam van de persoon onder aan de e-mail. Zorg ervoor dat de persoon in het vakje 'aan' staat, zodat ze de e-mail ontvangt.

Mensen verwarren vaak cc en bcc op e-mailsjablonen. Bcc staat voor "blind carbon copy" en e-mailadressen die in dit vak worden ingevoerd, ontvangen een kopie van de e-mail. Andere ontvangers van de e-mail kunnen echter niet zien dat deze persoon de e-mail heeft ontvangen. Het gebruik van bcc is geschikt in enkele selecte gevallen, zoals wanneer u e-mail naar een grote lijst verzendt en de privacy van de ontvangers wilt respecteren door hun e-mailadressen verborgen te houden.

Aanbevolen