Hoe een bestuursvergadering aan te pakken
Het houden van de raad van bestuur op de hoogte van wat er met uw bedrijf gebeurt, is een belangrijk onderdeel van het beheer van belanghebbenden en helpt uw bedrijfsactiviteiten soepel te laten verlopen. Voordat je je forum gaat toespreken, bereid je voor op hoe ze op je nieuws zullen reageren en bereid je je presentatie voor zodat je hen niet blind laat worden voor iets onverwachts. Professioneel en aantrekkelijk geluid en je hebt een goede kans om het gewenste resultaat te behalen.
Ken je publiek
Niets over de mensen die in uw raad van bestuur zitten, zou u moeten verrassen. Weet wat hun motivatie is en stem uw nieuws af op de manier waarop het waarschijnlijk wordt ontvangen. Als u bijvoorbeeld een nieuw project voorstelt en weet dat een van de leden van de raad van bestuur roekeloos staat wanneer het bedrijf zijn kosten verhoogt, bereid u dan voor met gedetailleerde informatie over hoe uw voorgestelde inspanning de inkomsten zal verhogen. Als een ander de aandacht vestigt op IT-kwesties, anticipeer dan op de gevolgen die uw voorstellen op dat gebied zullen hebben.
Geen verrassende partij
Een bestuursvergadering is niet het moment om iets onverwachts op je bord te laten verschijnen, zoals een voorstel om bedrijfsactiviteiten te verleggen of de locatie van je hoofdkantoor te wijzigen. Een slecht geïnformeerd board is geen board dat geneigd is om u ondersteuning te bieden. Verspreid een agenda en elke presentatie glijdt van tevoren op en gebruik de bestuursvergadering om verder te bouwen op die onderwerpen in plaats van groot nieuws te verbergen in het gebied "Nieuwe bedrijven".
Blijf op bericht
Tijd op een bestuursvergadering is kostbaar en niemand heeft er veel te verliezen. Blijf gefocust op wat je wilt dat het bord over die dag te horen krijgt, in plaats van een meer algemeen overzicht van het bedrijf of een waslijst met prestaties. Wees in geval van twijfel strategisch. Laat niet zien wat u van het bedrijf weet; de bestuursleden verwachten al dat je goed geïnformeerd bent. Als u voor een nieuwe software-oplossing pleit, ga dan niet in op onkruid over alle manieren waarop het programma werkt; praten over de waarde die het brengt voor het bedrijf. U kunt desgewenst altijd de technische details opgeven.
Geluid voorbereid
Blijven op bericht is een stuk eenvoudiger als u precies weet wat u wilt zeggen en hoe u dit moet zeggen. Zelfs als je graag in het openbaar spreekt, is een bestuursvergadering niet het moment om het uit te nodigen. Weet hoeveel tijd je hebt, bereid materiaal voor met die beperking in gedachten, en oefen verschillende keren voordat je daadwerkelijk je bord aanpakt.
Houd leden betrokken
De meeste besturen hebben een aantal leden die graag betrokken willen zijn bij je bedrijfs- of organisatorische activiteiten, maar anderen die zijn uitgeschakeld en nog moeilijker te bereiken zijn. Houd een gesprekstoon wanneer je kunt. Kijk boardleden in de ogen als je praat en richt je op diegenen die de boodschap niet lijken te hebben of wiens ogen glazig zijn. Vragen om hun inbreng op verschillende punten in het hele adres kan helpen, omdat dat hen dwingt om deel te nemen in plaats van gewoon voorgelezen te worden.
Uw acties rechtvaardigen
Uw raad van bestuur wil garanderen dat de activiteiten soepel verlopen en de gewenste resultaten opleveren. Wees gefocust op de onderste regel en laat zien hoe de acties die u neemt het bedrijf helpen groeien. Dat is de ultieme afhaalmaaltijd die het bord wil horen.