Hoe auto- en vrachtwagenkosten en afschrijving voor de IRS te berekenen

De Internal Revenue Service staat gewone en noodzakelijke transportkosten toe als aftrek van bedrijfsinkomsten voor een auto of truck die wordt gebruikt in het bedrijfsleven. Als het voertuig eigendom is van het bedrijf, kan het worden afgeschreven, meestal over een periode van vijf jaar met enkele beperkingen.

1.

Noteer de begin- en eindteller van het voertuig om elk jaar de totale afgelegde kilometers te berekenen. Houd een gedetailleerd overzicht bij van alle mijlen die verband houden met zakelijk gebruik. Dit omvat lokale kilometers (niet 'overnight trips') die reizen van uw primaire bedrijfslocatie naar een andere werklocatie, naar de locatie van een klant of klant, om zakelijke vergaderingen, congressen of seminars met betrekking tot uw bedrijf bij te wonen, om benodigdheden of producten op te halen en om de voertuig onderhouden of gerepareerd. De IRS vereist een gelijktijdige registratie van alle zakelijke kilometers om een ​​aftrek te claimen. Dit houdt in dat u een dagboek bijhoudt of inlogt waarin u zakelijke mijlen invoert en het zakelijke doel van de reis elke dag dat u de auto of vrachtwagen voor zakelijke doeleinden gebruikt. Zakelijk gebruik voor overnachtingen is ook aftrekbaar, maar dergelijk gebruik is geclassificeerd als reiskosten en moet apart worden bijgehouden en geregistreerd.

2.

Bewaarbonnen voor alle onderhouds- en reparatiewerkzaamheden aan voertuigen, gas en olie, parkeer- en tolgelden, garage- of ruimtethuur, autoverzekeringspremies, banden en voertuigregistratie. Als het voertuig is verhuurd, houdt u de bonnetjes bij voor de leasebetalingen. Als het wordt gefinancierd, houdt u de rentebetalingen van de lening bij. Boekhoudsoftware is handig bij het vastleggen, organiseren en volgen van deze uitgaven. Het scannen van de bonnen op uw computer of een elektronisch opslagapparaat kan helpen de stapels papieren bonnen tot een minimum te beperken.

3.

Gebruik een afschrijvingstabel om de toegestane afschrijvingskosten elk jaar te berekenen. De IRS beperkt de totale af te schrijven waarde van auto's en vrachtwagens en de hoeveelheid afschrijvingskosten die elk jaar worden toegestaan. In sommige gevallen kan de volledige af te schrijven waarde van de auto of vrachtwagen als een uitgave worden genomen in het eerste jaar van gebruik als een uitgave van Section 179. In de daaropvolgende jaren zijn alleen werkelijke bedrijfskosten aftrekbaar.

4.

Bepaal of u de werkelijke uitgaven of de standaardaftrek voor mijlen wilt claimen tijdens het eerste jaar dat het voertuig in het bedrijfsleven wordt gebruikt. De IRS stelt de standaard kilometertarieven per jaar in en past deze aan om rekening te houden met veranderingen in de kosten van het besturen van een voertuig. Als u het voertuig op een afschrijvingsschema zet, kunt u het standaard aantal kilometers niet nemen. In plaats daarvan moet u het afschrijvingsbedrag plus de werkelijke uitgaven voor het jaar nemen. Bereken de aftrek van de voertuigkosten op beide manieren: gebruik afschrijvingen (als het bedrijf eigenaar is van het voertuig) en werkelijke kosten en bereken vervolgens opnieuw met het standaard aantal kilometers. Vergelijk de resultaten om te bepalen welke methode de beste aftrek is. Als u in het eerste jaar de werkelijke kosten gebruikt, kunt u in latere jaren niet overschakelen naar de standaardaftrek voor mijlen. Als u een vloot van vijf of meer voertuigen hebt, kunt u het standaard aantal kilometers niet nemen.

5.

Claim alleen het zakelijke gebruik van uitgaven en afschrijving als u de auto of vrachtwagen ook als een persoonlijk voertuig gebruikt. Als u bijvoorbeeld in totaal 16.000 mijl per jaar rijdt, maar slechts 12.000 mijl voor zakelijke doeleinden, kunt u 75 procent van de uitgaven en afschrijvingen als zakelijke kosten claimen. Als u de standaard kilometerstand gebruikt, vermenigvuldigt u de snelheid met 12.000 mijl om het aftrekbedrag te berekenen.

Dingen nodig

• Zakelijke boekhoudsoftware
• Afschrijvingsschema
• Kilometerstand log
• Scansoftware (optioneel)