Hoe de Total Hours Formula in Excel te berekenen

Als een spreadsheet-softwareprogramma heeft Microsoft Excel veel nuttige functies voor de productiviteit van een klein bedrijf. De belangrijkste hiervan is de mogelijkheid om formules te gebruiken om verschillende berekeningen met de gegevens in verschillende cellen uit te voeren. Vanwege het belang van factureerbare uren, salarisadministratie, uurloon en overuren, moeten werknemers en managers zich vertrouwd maken met het berekenen van de totale uren in Excel voor zowel planning als rapportagedoeleinden.

Voeg tijdklokkolommen toe

U kunt Excel gebruiken om de tijd vast te leggen dat medewerkers met Excel in en uit werken. U kunt werknemers uren rechtstreeks in Excel laten toevoegen aan een spreadsheet terwijl ze in- en uitklokken of het programma gebruiken om tijdgegevens van een andere bron op te slaan en te manipuleren, of het nu een tijdregistratieprogramma is of een fysieke stootklok.

Als u de kolommen wilt instellen om tijdgegevens bij te houden, klikt u in cel A1 en typt u 'Klok in'. Klik in B1 en typ 'Clock Out'. Klik in C1 en typ 'Totaal aantal uren'. Deze kolommen zullen worden gebruikt voor het labelen van inbel- en uitklikgegevens, evenals de totale uren van elke dienst. Natuurlijk kunt u ze hernoemen zoals u wilt, als u denkt dat een andere taal duidelijker is.

Volguren van meerdere werknemers bijhouden

Als u de uren van meerdere werknemers bijhoudt, kunt u een kolom toevoegen om aan te geven tot welke medewerker de rij behoort of om elke werknemer in zijn of haar eigen tabblad in het werkblad of in het eigen spreadsheetbestand te plaatsen. Als u van plan bent uw medewerkers hun eigen tijd in spreadsheets te laten loggen en ze als timesheets met een ingebouwde tijdcalculator in Excel in te dienen, is het gebruik van afzonderlijke spreadsheets wellicht de gemakkelijkste oplossing. Vervolgens kunt u de spreadsheetsjablonen aan elke medewerker verspreiden om zijn of haar uren bij te houden, of gegevens importeren uit een externe tijdregistratietool.

Gebruik een 24-uurs klok

Omdat zowel 's middags als middernacht kan worden uitgedrukt als 12:00, om een ​​rekenfout te voorkomen, converteert u alle "Clock In" en "Clock Out" tijden naar het 24-uurs formaat, soms aangeduid als militaire tijd. Pas dit formaat toe op alle kolommen met cellen met tijdsgegevens in deze tabel.

Hiertoe selecteert u de betreffende kolommen door op de bovenkant ervan te klikken of afzonderlijk cellen te selecteren. Houd de navigatietoets op uw toetsenbord ingedrukt terwijl u klikt om meerdere kolommen of cellen tegelijkertijd te selecteren. Klik vervolgens op het tabblad 'Start' in het lintmenu boven aan het scherm. Klik op de pop-outknop naast het woord "Nummer" om de opmaakopties te openen.

Selecteer 'Tijd' onder 'Categorie'. Selecteer vervolgens een optie met de datum en tijd in een 24-uursnotatie die voor u en iedereen die met uw spreadsheet werkt duidelijk is. Klik OK."

Voer tijdformule in Excel in

Om het verschil te berekenen tussen de tijd "Clock In" en "Clock Out", typt u het gelijkteken (=) in de cel onder het label "Total Hours" (C2), klik links op de "Clock Out" -cel, typ het minteken (-), klik links op de "Clock In" -cel en druk op "Enter". Zorg ervoor dat u deze formule in de kolom kopieert, zodat extra verschuivingen in andere rijen ook worden berekend. Klik op de onderste regel van een cel en sleep deze naar beneden in de kolom om deze te kopiëren.

Merk op dat een extra optelformule (= SOM) kan worden gebruikt om elk van de afzonderlijke ploegtotalen toe te voegen voor een cumulatief totaal. U wilt vaak elke kolom samenvatten om het totale aantal gewerkte uren te zien.

Test de formules en Controleer opmaak

Voer testgegevens in om te controleren of de cellen correct zijn georiënteerd en of de formule naar behoren werkt. Als de tijd "Clock In" bijvoorbeeld 14:00 is en de tijd "Clock Out" 18:30 is, moet "Total Hours" 4, 5 zijn.