Hoe volg ik Employee Benefit Enrollment?

Het bijhouden van de inschrijvingsrechten voor werknemers kan uitdagingen opleveren, vooral voor de eigenaar van een klein bedrijf. Voorzieningen voor personeelsbeloningen omvatten doorgaans zorgplannen, pensioenregelingen, levensverzekeringsplannen, aandelenbezitplannen en vakantie, onder andere. Ervoor zorgen dat medewerkers de juiste aftrekposten op het juiste moment ontvangen, is essentieel, zodat ze de voordelen ontvangen waarvoor ze betalen. Voor personeelsbeloningsplannen is doorgaans aftrek vereist bij elke betaalcyclus (of bij geselecteerde betaalcycli). Om de registratie van personeelsbeloningen bij te houden, moeten eigenaren van kleine bedrijven een systeem maken dat de plannen volgt en een schema voor de beoordeling daarvan.

1.

Ontwerp een spreadsheetprogramma dat volgt op de employee benefit-inschrijving of volg de inschrijving via uw huidige payrollprovider. Payroll-systemen en payroll-software staan ​​eigenaren van kleine bedrijven toe om uitkeringsinschrijvingen mee te nemen in de opzet en dus ook de aftrek via het payroll-programma.

2.

Maak een schema voor het beoordelen van de geschiktheidsrapporten voor werknemers. De geschiktheid kan afhankelijk zijn van een aantal omstandigheden, inclusief hoe lang de werknemer voor het bedrijf heeft gewerkt. Werkgevers ontwerpen voordeelprogramma's met deze omstandigheden in gedachten, maar ze moeten ook de regels van het plan volgen om ervoor te zorgen dat het nauwkeurig op iedereen van toepassing is.

3.

Controleer de informatie om de nauwkeurigheid te garanderen. Factor bij de periodieke beoordeling van de tijd die nodig is om werknemersinformatie te onderzoeken en te controleren op juistheid. Onjuist gelabelde formulieren kunnen verwerkingsproblemen veroorzaken voor iedereen, dus controleer ze op fouten en corrigeer ze.

4.

Selecteer een systeem voor het voltooien van de verwerking van alle inschrijvingsformulieren. De formulieren voor personeelsbeloningen gaan meestal naar de service die het voordeel oplevert, rekening houdend met het feit dat u niet het voordeel biedt maar eerder de mogelijkheid om u in te schrijven. Het verwerkingssysteem regelen met de hulpdienst; de verwerking kan gefaxte formulieren of online inschrijving omvatten.

5.

Controleer inschrijvingen en aftrekkingen bij elke betalingscyclus, of ten minste maandelijks. Dit vereist geen uitgebreide beoordeling van uw kant, maar eerder een snelle beoordeling om te zorgen dat alles verloopt zoals het zou moeten. Als de aftrek van een werknemer plotseling aanzienlijk springt en zonder een verzoek van de werknemer, voer dan de correctie uit.

6.

Behandel alle wijzigingen onmiddellijk in de uitkeringsplannen. Als een medewerker een baby heeft en een nieuw lid van het gezin aan de inschrijving moet toevoegen, doe dit dan meteen. Het niet onmiddellijk wijzigen van inschrijvingen kan leiden tot onjuiste aftrekkingen bij de volgende betalingscyclus.

Dingen nodig

• Employee benefit plans
• Geschiktheidsrapporten voor alle werknemers
• Afgeschreven loonaftrek
• Rapporten voor personeelsinschrijving

Tip

• Bewaar alle documentatie over employee benefit-inschrijving op slot als deze niet in gebruik is. Deze informatie is zeer persoonlijk en vaak gevoelig en het niet beschermen van de privacy van werknemers kan leiden tot juridische stappen.