Hoe gegevens veilig te houden

Gegevens bestaan ​​uit alle computergegevens die uw bedrijf gebruikt om te overleven. Het bevat een overzicht van uw financiële transacties, de namen en adressen van uw klanten en de sofinummers en belastinggegevens van uw werknemers. U moet deze gegevens niet alleen beschermen tegen fysieke rampen zoals brand of elektrische stroomstoten, maar ook tegen beveiligingshacks en virussen.

1.

Vraag uw werknemers om een ​​geheimhoudingsverklaring te ondertekenen wanneer zij worden ingehuurd. Dit voorkomt dat ze uw informatie aan derden verspreiden, als ze stoppen of ontevreden raken met uw beleid. Neem specifieke straffen op als een overtreding optreedt. Als klantinformatie belangrijk is voor uw bedrijf, vraagt ​​u uw werknemers om een ​​niet-concurrentiebeding te ondertekenen.

2.

Train uw werknemers in beveiligingsprocedures. Veel computerinstituten en hogescholen bieden dergelijke trainingen, als u het zelf niet kunt. Deze opleiding kan het belang omvatten van het gebruik van lange wachtwoorden die ze vaak veranderen, hoe phishing en andere zwendel te herkennen, en hoe formulieren waarop klanten vertrouwelijke informatie hebben afgedrukt veilig te stellen en vervolgens veilig te vernietigen.

3.

Beveilig uw computers en andere apparaten. Dit kan net zo eenvoudig zijn als het toevoegen van wachtwoordbeveiliging aan uw laptops, of zo veel als het leveren van vergrendelbare gebieden voor uw bureaubladen waarvoor speciale ID's vereist zijn. Als u met uw apparaten reist, overweeg dan om software te installeren die u helpt ze tijdens het verlies te vinden of die hun harde schijven met één druk op de knop kunnen verwijderen.

4.

Gebruik software om uw systemen te beschermen tegen virussen en malware. Installeer een firewall om gevaarlijke programma's of spyware te blokkeren voordat ze de kans krijgen uw computers te infecteren. Wees voorzichtig met het openen van onbekende bestanden of verdachte e-mails en werk uw besturingssysteem en viruscheckers bij, zodat ze effectief kunnen omgaan met de nieuwste inbraken.

5.

Maak regelmatig een back-up van uw gegevens. Voer dagelijkse back-ups uit aan het einde van elke werkdag, dus als uw database is weggevaagd, hebt u hoogstens een dag aan informatie verloren. Dit kan automatisch met software worden gedaan, dus er is geen gevaar dat u of uw medewerkers zullen vergeten het te doen. Bewaar de back-upmedia op een externe locatie, dus als een ramp uw fysieke locatie treft, is uw informatie beschermd. Gebruik indien mogelijk online- of cloudopslagbedrijven die uw informatie op verschillende locaties kunnen bewaren. Als u de back-ups ergens anders wilt terugzetten, kunnen deze bedrijven dit doen vanaf de locatie die zich het dichtst bij u bevindt.