Hoe lang houden werkgevers documenten bij na beëindiging van de werknemer?

Wanneer een arbeidsrelatie eindigt, zijn werkgevers verplicht personeelsbestanden op te slaan op een veilige locatie. De tijdsduur dat personeelsdossiers moeten worden bijgehouden, varieert afhankelijk van de federale en sommige staatswetten met betrekking tot de registratie van werkgevers. Dit zijn strikte regels en werkgevers die na beëindiging bepaalde werknemersbestanden niet kunnen produceren, kunnen worden onderworpen aan strenge straffen en boetes die worden opgelegd door overheidsinstanties.

Ontslag van werknemer ontslag

De term "beëindiging van de werknemer" omvat een aantal werkgelegenheidsacties, niet alleen onvrijwillige beëindiging of ontslag van een werknemer. Werkgevers gebruiken het woord "beëindiging" om alle soorten werkverschillen aan te geven: vrijwillig ontslag, ontslag, pensionering en ontslag. Het klinkt hard voor de leek, maar human resources-afdelingen spreken van beëindiging omdat het betekent dat de arbeidsrelatie is beëindigd, dus het is altijd van toepassing, ongeacht de omstandigheden.

Componenten van arbeidsrecords

Arbeidsregistraties bestaan ​​uit personeelsdossiers, loonadministratie, formulieren voor uitkeringen en medische dossiers. Jobgerelateerde materialen - alles behalve gezondheid en medische informatie - worden over het algemeen opgeslagen op de afdeling personeelszaken en kunnen beschikbaar zijn voor personeel op basis van need-to-know. Payroll-records worden soms apart bewaard, maar worden opgeslagen voor eenvoudige toegankelijkheid op werknemersnaam of identificatienummer, zoals een sofinummer.

Informatie met betrekking tot de gezondheid van werknemers of medische voordelen en gerelateerde documenten zijn alleen beschikbaar voor een HR-medewerker of manager-level medewerker die is aangewezen als een privacy officer, zoals gespecificeerd door Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) voorschriften die de vertrouwelijkheid waarborgen van bepaalde records die worden bijgehouden door een werkgever.

FLSA Nonexempt Bewaring van medewerkers

Volgens de Fair Labor Standards Act (FLSA) moeten werkgevers drie jaar lang de loonadministratie bijhouden voor niet-uitbetaalde werknemers. Loonadministratie voor niet-uitbetaalde werknemers omvat werkgeverskopieën van loonstroken of bewijs van loonbetalingen, bewijs van overuren betaald, direct en overuren, loonaftrek en andere loongerelateerde materialen. De vereisten voor het bijhouden van gegevens voor bezoldigde, vrijgestelde werknemers verschillen enigszins, alleen omdat vrijgestelde werknemers geen recht hebben op overwerk en u daarom geen bewijs van overwerk zou hebben. De FLSA vereist dat werkgevers niet-geregistreerde gegevens bewaren gedurende drie jaar vanaf de datum waarop het dienstverband wordt beëindigd.

De FLSA-eis is twee jaar voor records zoals collectieve arbeidsovereenkomsten, functioneringsgesprekken en documenten die aan de vereisten kunnen voldoen om loonschalen, loonpercentages en salarisniveaus te rechtvaardigen.

Staatsregistratiewetten kunnen verschillen van de federale en in sommige staten zijn de vereisten langer dan het mandaat van de federale regelgeving. De staat Texas vereist bijvoorbeeld dat werkgevers gedurende vier jaar bepaalde loon- en belastinginformatie bijhouden. Bepaalde voordelengerelateerde materialen moeten door de werkgevers in Texas gedurende zes jaar worden gehandhaafd.

EEOC Verslaglegging van alle arbeidsrecords

De Amerikaanse Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) vereist dat u alle arbeidsregistraties gedurende één jaar bijhoudt vanaf de einddatum van de werknemer. Voor de toepassing van de Age Discrimination in Employment Act (ADEA) moet u de loonadministratie bijhouden gedurende dezelfde tijdsduur als vereist is voor de FLSA - drie jaar na de beëindigingsdatum. Andere informatie over personeelsbeloningen moet slechts één jaar worden bewaard.

Speciale regels voor het bijhouden van gegevens zijn van toepassing wanneer een werknemer een aanklacht wegens discriminatie indient op grond van de antidiscriminatiewetgeving die het EEOC toepast. In zaken die betrekking hebben op werknemersgeschillen volgens de federale burgerrechtenwetgeving, moet u werknemersdossiers bijhouden totdat de werkgever en het federale agentschap een oplossing hebben gevonden, of totdat de EEOC zijn beslissing neemt. Omdat bestanden tijdens het gehele proces voor geschillenbeslechting moeten worden bijgehouden, kan het jaren na de beëindiging zijn voordat een werkgever de bestanden van de werknemer veilig kan weggooien.

Voorkomen is beter dan genezen

Omdat de regels voor het bijhouden van gegevens variëren volgens de vereisten van de federale en deelstaatregering, is het verstandig om de werknemersrecords gedurende de maximale tijdsduur bij te houden. Het is prima om deze records elektronisch op te slaan, zodat u geen ruimte en middelen hoeft toe te wijzen aan papieren records. U zou er verstandig aan doen om alle personeelsdossiers gedurende ten minste drie jaar te bewaren - om alle grondslagen van de federale regels te bestrijken - en langer, indien nodig, om aan de staatsregels te voldoen.