Hoe te onderhouden Payroll op Excel

Microsoft Excel is misschien de go-to-optie voor uw boekhouding, facturering, boekhouding en financiële verwerking van kleine bedrijven, maar u kunt ook profiteren van Excel voor de verwerking van sommige mensen. Verander Excel in uw eigen aangepaste payroll-planner, waar u met een enkele sjabloon in één oogopslag up-to-date en toegankelijke salarisadministratie kunt hebben. Het bijhouden van de loonlijst in Excel vereist een initiële investering van de tijd in de set-up, maar geeft u vervolgens de vrijheid om de spreadsheet opnieuw te bekijken om het gedeelte van uw inkomsten te bekijken dat naar al uw personeelszaken gaat.

1.

Start Microsoft Excel. Klik in de eerste cel, A1. Typ de naam van de loonlijstbediende of de persoon die de salarisadministratie voor de organisatie bijhoudt met behulp van de spreadsheet. Typ een komma en de naam van de organisatie. Typ een komma en de payroll-periode, zoals '10-1-11 tot en met 10-15-11'. Dit labelen van de spreadsheet is optioneel.

2.

Laat een spatie achter onder de kop van de spreadsheet en klik in de derde rij, eerste cel, A3. Als u geen koptekst hebt ingevoerd, klikt u in de eerste cel, A1.

3.

Typ 'Begunstigden', 'Medewerkers', 'Werknemers' of uw gewenste manier om uw personeel te volgen, de mensen die de loonlijst ontvangen.

4.

Druk op de "Tab" -toets om één cel naar rechts te verplaatsen, wat B3 of B1 zonder header zou zijn. Typ 'Afdeling', 'Functietitel' of uw voorkeur voor werknemers van categorieën.

5.

Druk op de "Tab" -toets om één cel naar rechts te verplaatsen. Typ 'Betaald', 'Toegewezen beloning' of uw gewenste zakelijke term voor het daadwerkelijk uitgeven van loonadministratie.

6.

Druk op de "Tab" -toets en "Datum", "Dag" of "Tijdsperiode".

7.

Druk op de toets "Tab" en typ "Bedrag" of "Totaal".

8.

Druk op de toets 'Tab' en typ 'Approver', 'Payer' of 'Initialen van werknemers'.

9.

Sleep de kleine lijn tussen rijen 3 en 4 naar beneden, zodat de rij groter is. Markeer alle headercellen in de rij. Klik op het menu "Lettergrootte" en kies een groter lettertype om de grootte van de kopcellen te vergroten - De standaardwaarde van Excel is 11. Klik op het pictogram "B" om de kopteksten vet te vegen. Klik op het menu "Lettertypekleur", de "A" met een rode lijn eronder, en kies een kleur die relevant is voor een van uw bedrijfskleuren om de kleur van de koptekst van de cel te wijzigen.

10.

Klik op het tabblad "Bestand". Klik op 'Opslaan als'. Typ een titel voor het werkblad, bijvoorbeeld 'PayrollTemplate'. Kies een gemakkelijk toegankelijke plaats, zoals het bureaublad, om het bestand op te slaan. Klik op de knop "Opslaan".

11.

Klik in de eerste lege cel onder de kop 'Werknemer', die cel A4 of A2 kan zijn. Typ de naam van de eerste medewerker.

12.

Druk op 'Tab' en typ de afdeling of functietitel van de medewerker, zoals 'Ontwikkeling' of 'Technische schrijver'.

13.

Druk op "Tab" en typ een "X" als vinkje of een "Y" om "Ja" te tonen voor betaald.

14.

Druk op "Tab" en typ de datum waarop de persoon is betaald.

15.

Druk op "Tab" en typ het bedrag dat de persoon heeft betaald, passend bij een betaalstrookje of vinkje.

16.

Druk op "Tab" en typ uw initialen voor het invoeren van de informatie in het werkblad of de initialen van de persoon die de loonlijst goedkeurt.

17.

Druk op de "Enter" -toets om een ​​nieuwe rij te beginnen, met een nieuwe medewerker. Werk je een weg door de tabbladen en voeg vervolgens extra werknemers toe als dat nodig is.

18.

Klik op het tabblad "Bestand". Klik op 'Opslaan' om de originele spreadsheet te overschrijven in plaats van een sjabloon bij te houden. Als u een betaalperiode in de koptekst heeft getypt, vergeet dan niet deze bij te werken elke keer dat u de spreadsheet opnieuw opent. Klik anders op "Opslaan als". Voer een nieuwe naam in het vak "Bestandsnaam" in, zoals "PayrollTemplate-10-15-11" en klik op "Opslaan". Uw originele sjabloon blijft elke keer leeg en klaar voor gebruik.