Hoe maak je een onkostendeclaratieformulier
Een manier om uw zakelijke uitgaven onder controle te houden, is door medewerkers te verplichten onkostendeclaraties in te dienen. Het vereisen van goedkeuring voor goedkeuring van uitgaven en documentatie na aanschaf en het creëren van bestedingslimieten en -beleid zal u helpen de kosten voor reis- of projectwerkzaamheden te verlagen. Met een eenvoudige spreadsheet kunt u professioneel ogende declaratieformulieren voor uw bedrijf maken. Veel websites bieden kosteloze rapportsjablonen die u kunt gebruiken, inclusief commerciële en universitaire sites die hun onkostenrapporten toegankelijk maken voor het publiek.
Onkostendeclaraties versus inkooporders
Onkostendeclaraties verschillen vaak van inkoopverzoekverzoeken in die zin dat ze uitgaven met zich meebrengen die niet van tevoren kunnen worden betaald, die een soort van reis omvatten of die betrokken zijn bij persoonlijke training. Als een medewerker bijvoorbeeld een lokale workshop bijwoont, kan ze een onkostendeclaratie indienen voor haar parkeerplaats, lunch en alle materialen die ze tijdens het evenement heeft gekocht. Ze zou vooraf een inkooporderaanvraag voor de registratievergoeding indienen.
Controleer uw bestedingsbeleid
Voordat u begint met het maken van een onkostendeclaratie, bekijkt u uw bestedingsbeleid. Als je geen geschreven beleid hebt, overweeg er een te maken. Dit zal u helpen om medewerkers bij hun bestedingen te leiden en klachten van medewerkers te verminderen over vastlopen met niet-terugbetaalbare uitgaven. Uw beleid kan het indienen van een verzoek voor een onkostenverzoek omvatten dat moet worden goedgekeurd door een supervisor. U kunt de dagelijkse uitgaven aan voedsel beperken, regels voor kantelen instellen, vereisen dat werknemers bonnen verstrekken in plaats van creditcardafschriften en bonnen indienen voor aankopen die een bepaald bedrag overschrijden.
Bepaal uw informatievelden
Bepaal wat u wilt op uw onkostendeclaratie, in samenwerking met uw managers en accountant. Vul boven aan het werkblad de ruimte in voor de naam van de werknemer, de afdeling, het doel van de kosten, de reisdatum en de naam van de supervisor. Gemeenschappelijke onkostendeclaraties omvatten transport, logies, maaltijden, taxi's, entertainment, verzending en fooien. Voorbeelden van verzending zijn bijvoorbeeld een werknemer die dozen naar een vakbeurs stuurt of monsters naar zijn hotel om een potentiële klant te laten zien. Geef bestedingsgebieden bovenaan het blad op en geef lege velden voor bedragen aan de zijkant. Behalve het uitgeven van velden, moet u gebieden opnemen die toezichthouders moeten goedkeuren. U kunt een blad maken dat schattingen van voor de reis weergeeft, met velden voor managers die moeten worden goedgekeurd met handtekening of initialen. U kunt dan velden hebben voor werkelijke uitgaven, die werknemers invoeren na hun reizen, en gelijktijdige velden voor goedkeuring door de supervisor na de reis.
Maak codes
Afhankelijk van het aantal werknemers dat uw rapporten gebruikt, wilt u wellicht codes aan bepaalde velden toewijzen om het voor uw boekhouder gemakkelijk te maken om gegevens bij te houden. Als u bijvoorbeeld een code toewijst aan elke afdeling, kunt u snel zien hoeveel een van uw managers besteedt aan reizen of maaltijden. U kunt lettercodes - zoals A, B en C - gebruiken voor afdelingen en nummers (zoals 01, 02 en 03) voor onkosten. Uw boekhouder zou dan A02 kunnen gebruiken om de uitgaven voor een specifieke afdeling voor een specifieke uitgave te vinden.
overwegingen
Sommige werknemers brengen incidentele kosten op hun hotelkamerrekening in rekening en sturen vervolgens een creditcardafschrift in waarin alleen de totale factuur zonder detail wordt getoond. Vereisen dat werknemers hotelkamerrekeningen indienen voor vergoeding. Laat medewerkers geen vliegtickets boeken op basis van het aantal frequent flyer-punten dat ze krijgen in plaats van de laagste kosten, door uw boekhoudkundige te laten beoordelen en goed te keuren. Als u voor frequent reizen betaalt, overweeg dan het boeken van werknemersreizen en het bijhouden van frequent flyermiles of -punten voor uw bedrijf. U zou kunnen eindigen met twee of meer gratis reizen per jaar die u kunt gebruiken voor zakenreizen.