Hoe u wijzigingen aanbrengt in een werknemershandboek

Tracey Richardson in een artikel voor het Lean Enterprise Institute zei: "Vaak komen we alleen op het symptoomniveau van het probleem omdat we ons op resultaten richten." Als een zeeman die een onbekende kust bestuurt, zoekt de slimme HR-professional lokale kennis om de basis te vinden voor de noodzaak van veranderingen - en om de juiste veranderingen aan te brengen - in een werknemershandboek. U kunt veel van de informatie verzamelen die u nodig hebt van diegenen die getroffen zijn door de verandering, hoe marginaal ook, door ze deel te laten uitmaken van het proces en het eindproduct.

1.

Definieer de benodigde wijzigingen. De veranderingen zijn bedoeld om een ​​probleem op te lossen. Dit betekent dat het probleem wordt opgelost tot de eenvoudigste onderdelen. Als een aangevraagde wijziging in het werknemershandboek bijvoorbeeld zijn basis vindt in een reeks klachten over overweldigende aftershave of eau de cologne, is de noodzaak van een verandering misschien niet zo gehakt als u denkt.

2.

Meet de omvang van het probleem dat de reden is voor de verandering door de experts te vragen. Neem in dit voorbeeld contact op met mensen die daadwerkelijk in het gebied werken. Wat een milieuprobleem lijkt, kan een persoonlijk probleem zijn tussen twee werknemers. Vraag de bouwtechnicus indien nodig naar de ruimte en potentiële ventilatieproblemen of de bedrijfsarts over parfums die de allergieën van anderen kunnen verergeren.

3.

Blader door de alternatieve oplossingen en de informatie die door uw go-to-experts is verstrekt. In het geval van zware cologne of aftershave, vraag welke alternatieven beschikbaar zijn.

Het concept ontwikkelen en de definitieve wijzigingen publiceren

1.

Ontwikkel een concept van de verandering. In ons voorbeeld kan het zo simpel zijn als: "Draag geen zware parfums om te werken."

2.

Dien de conceptwijziging in bij de afdelingen die bijdragen aan de inspanningen voor hun inbreng. Wanneer het verzoek om een ​​wijziging specifiek is, moet u geen wijzigingen aanbrengen die buiten het bereik van het verzoek om de wijziging vallen.

3.

Nadat de wijzigingen zijn gereduceerd tot schrijven, vraagt ​​u de bedrijfsjurist of de juridische afdeling om alleen commentaar op de bewoording - het schrijven van het handboek is uw verantwoordelijkheid, niet die van hen. Het goed geschreven handboek maakt deel uit van het bolwerk dat het bedrijf beschermt tegen lichtzinnige claims van wandaden. Wijzigingen die een formulering introduceren die verkeerd kan worden geïnterpreteerd, zijn een vloek voor een goed geschreven handboek voor werknemers.

4.

Verzend de laatste wijziging opnieuw naar de afdelingen die hebben bijgedragen en opmerkingen hebben gemaakt, met toelichting, indien nodig. Een goed geschreven notitie, die uitlegt waarom de veranderingen beperkt zijn, zal waarschijnlijk de rand van de teleurstelling van een afdelingshoofd wegnemen als ingrijpende veranderingen werden gevraagd maar niet geïmplementeerd. De notitie dient ook om het individu sneller aan boord te brengen met het nieuwe beleid.

5.

Breng alle toezichthouders op de hoogte van de verandering met de meest snelle middelen die mogelijk zijn. Publiceer de tekst van de wijzigingen in het werknemersbulletin, als deze bestaat, en neem de wijzigingen op in de volgende editie van het werknemershandboek.

6.

Volg de implementatie van het nieuwe beleid in het werknemershandboek via de verschillende supervisors.

Waarschuwing

• Blijf op de hoogte, ongeacht wat uw middelen willen. Als ze vragen om meer wijzigingen dan wordt overwogen in de oorspronkelijke wijzigingen, vraag hen dan om verzoeken in te dienen voor elke wijziging die ze willen zien, samen met een opmerking dat de wijzigingen dezelfde vergoeding ontvangen als het origineel.