Hoe u wijzigingen aanbrengt in een salarissysteem

Opties voor het aanbrengen van wijzigingen in een salarissysteem, in plaats van het wijzigen van specifieke elementen, omvatten meestal het veranderen van een handmatig naar een elektronisch systeem, waarbij de beslissing wordt genomen om de loonlijstdiensten uit te besteden of uitbestede loonadministratiediensten terug te brengen als een interne operatie. Ongeacht de situatie zijn bepaalde overwegingen en procedures echter essentieel voor een geslaagde verandering.

Aanvankelijke overwegingen

Voordat u een definitieve beslissing neemt over het al dan niet wijzigen van een salarissysteem, is het het beste om te bepalen of een verandering zakelijk gezien zinvol is. Elk salarissysteem heeft voor- en nadelen, waardoor een grondige analyse een essentiële eerste stap is. Een klein bedrijf dat begint met een handjevol werknemers en een manueel salarissysteem kan na verloop van tijd voldoende groeien dat de toegenomen nauwkeurigheid en tijdbesparende functies die een geautomatiseerd salarissysteem kan bieden, de financiële investering waard zijn. Een bedrijf dat niet over de middelen of de kennis beschikt om de loonlijst nauwkeurig te verwerken, kan besluiten dat outsourcing van de loonlijst een manier is om het bedrijf te helpen kostbare fouten te vermijden.

Tijd is alles

Een van de belangrijkste aspecten van het aanbrengen van wijzigingen in een salarissysteem is timing. Waar mogelijk is de eenvoudigste en beste manier om de verandering aan het einde van een kwartaalverslagperiode aan te brengen - of beter nog, aan het begin van een nieuw boekjaar. Een verandering aan het begin van een fiscaal jaar maken, kan niet alleen eenvoudiger en handiger zijn, maar afhankelijk van de situatie kan dit ook de kans op conversiefouten verkleinen. Als u bijvoorbeeld halverwege het jaar een conversie van een handmatig naar een geautomatiseerd systeem uitvoert, moet historische financiële informatie handmatig in het nieuwe systeem worden ingevoerd. Gegevensinvoerfouten kunnen de W-2-rapportage, inkomsten en inhoudingen en de belastingplichtigheid van de bedrijfseigenaar aanzienlijk beïnvloeden.

Maak een conversieplan

Het opstellen van een geschreven plan dat de wijzigingsprocedures schetst en maatregelen bevat om het proces te bewaken, is een essentiële stap. Het plan moet procedures bevatten voor het instellen van het nieuwe systeem en indien nodig een back-up maken van het oude systeem en een tijdschema voor de conversie. Overweeg oplossingen te ontwikkelen voor potentiële problemen of problemen die van invloed kunnen zijn op het conversieproces. Zodra de wijziging is voltooid, moet het plan maatregelen omvatten zoals het uitvoeren van identieke rapporten van zowel het oude als nieuwe systeem en het vergelijken van resultaten om te controleren of de informatie in het nieuwe systeem correct is.

Gedrag gelijktijdige verwerking van loonadministratie

Stel een tijdsbestek in van enkele weken tot enkele maanden waarin het bedrijf beide salarissystemen gebruikt. Dit is nodig om zowel de juistheid van het nieuwe salarissysteem te blijven controleren als om een ​​onvoorziene gebeurtenis te bieden in het geval het nieuwe systeem faalt. Maak regelmatig kruisverwijzingen over de salarisgegevens gedurende deze tijd en maak controlesporen om fouten, indien deze zich voordoen, van het punt van herkomst terug te brengen tot de oorspronkelijke bron. Zodra het nieuwe systeem goed draait en consistent nauwkeurige gegevens produceert, maakt u een laatste back-up of slaat u papieren records op die betrekking hebben op het oude systeem voordat u de gelijktijdige verwerking staakt.