Hoe een correctie op de notulen van de ondernemingsraad te maken

Een secretaresse die belast is met het maken van notulen voor een bestuursvergadering wil het altijd goed doen, maar soms wordt er een fout gemaakt. Notulen dienen als de officiële notulen van zakelijke transacties en resoluties die zijn aangenomen in de raad van bestuursvergaderingen van een onderneming. Ze leggen acties van de raad van bestuur vast, zoals goedkeuringen, delegaties van bevoegdheden en richtlijnen. In het geval dat een belangrijk punt wordt gemist of onjuist wordt vastgelegd, kunnen correcties worden aangebracht door een paar stappen te volgen.

Nader toelichten

Bij het leren van een fout, is de eerste stap om ervoor te zorgen dat er zich daadwerkelijk een fout heeft voorgedaan. Praat met de persoon die de fout heeft geïdentificeerd om ervoor te zorgen dat u de gewenste correctie volledig begrijpt. Kruis uw aantekeningen aan en vraag anderen of u nog steeds onduidelijk bent over de noodzaak of de formulering van de voorgestelde wijziging. In gevallen van een eenvoudige fout zoals een verkeerd gespeld woord, kan deze stap worden ingekort of geëlimineerd.

Herschrijven en opnieuw distribueren

Nadat u hebt vastgesteld dat er een fout is gemaakt, opent u het document met de vergaderingminuten opnieuw en corrigeert u de fout. Verspreid de gewijzigde versie aan de bestuursleden. Voeg bij een mailing een begeleidende brief bij waarin staat dat de bijgevoegde notulen een revisie zijn en het vorige document moeten vervangen. Schrijf een inleiding die hetzelfde vermeldt bij het koppelen van het document aan een e-maildistributie.

Correcties vóór goedkeuring

Bij het volgen van de parlementaire procedure worden uw notulen goedgekeurd en in de volgende vergadering opgenomen in het officiële verslag. Als vóór de volgende vergadering een fout wordt vermeld, wordt er een motie ingediend om de minuten goed te keuren als gecorrigeerd. Het is niet nodig om op te geven wat de correctie was, alleen dat de ter goedkeuring aangeboden versie een gecorrigeerde versie is. Nadat de motie is aangenomen, worden de herziene notulen als goedgekeurd beschouwd, ondertekend door de secretaris en opgenomen in het officiële record.

Correcties nodig na goedkeuring

Correcties voor vergaderminuten kunnen worden gemaakt wanneer ze voor het eerst worden verspreid, in aanmerking worden genomen voor goedkeuring of zelfs nadat ze zijn goedgekeurd. Als de notulen al zijn goedgekeurd, moet een "motie om iets eerder goedgekeurd te worden" worden gemaakt en in een volgende vergadering worden behandeld. Als dit voorstel wordt aangenomen, wijzigt u de eerder goedgekeurde notulen door de juiste correctie aan te brengen. Na goedkeuring worden de notulen ondertekend door de secretaris van het bestuur en worden ze vervolgens het officiële verslag van de vergadering. De secretaris onderhoudt het notulenbestand voor toekomstige toegang door het bestuur of andere leden.