Hoe grote documenten in Word te beheren
Als uw zakelijke documenten uit honderden of duizenden regels bestaan, kunt u ze eenvoudiger beheren door ze in secties op te splitsen. Computerprogrammeurs breken code vaak in bruikbare brokken en u kunt hetzelfde doen met uw Microsoft Word-documenten. Word heeft een ingebouwde functie voor hoofddocumenten die u minuten kost om te leren en waarmee u onhandelbare documenten kunt samenvoegen tot beheersbare secties waarmee u productiever kunt werken.
Documentomtrekken
Contouren helpen mensen informatie te organiseren; samenvouwbare contouren helpen hen grote hoeveelheden informatie in een kleine hoeveelheid ruimte te beheren. Het lint van Word heeft een overzichtsoverzicht waarop u kunt overschakelen door op 'Weergave' te klikken en vervolgens op 'Overzicht' te klikken. Mensen gebruiken deze weergave vaak om contouren in één document te genereren. U kunt bijvoorbeeld verschillende koppen maken die dienen als containers voor tekst die onder die koppen wordt weergegeven. Eén kop genaamd Verkoop kan verkoopinformatie bevatten, terwijl een andere marketinginformatie kan hebben. Na het invoeren van de overzichtsweergave, kunt u elke tekst in een kop veranderen door de tekst te markeren en op "Alt-Shift-Links" te drukken.
Hoofddocumenten en subdocumenten
Reguliere documentcontouren zijn prima, maar mogelijk heeft u iets krachtigers nodig wanneer uw documenten ongewoon groot worden. Microsoft heeft een hoofddocumentsectie toegevoegd aan de sectie Overzicht van het lint die u kan helpen deze pagina's efficiënt te beheren door groepen verwante tekst in subdocumenten te veranderen. Een subdocument is een document dat zich in een groter hoofddocument bevindt. Als u de kop Verkoop als een voorbeeld gebruikt, kunt u alle tekst in die sectie omzetten in een subdocument. Je hebt de mogelijkheid om zoveel subdocumenten te maken als je wilt en ze zelfs uit te breiden en samen te vouwen.
Subdocumenten aanmaken
Voordat u subdocumenten maakt, moet u de secties van het grote document identificeren die u wilt opsplitsen. Als de eerste 20 pagina's praten over budgettering, kunt u van die sectie uw eerste subdocument maken. Doe dit door een beschrijvende kop boven aan de sectie toe te voegen en die kop en alle pagina's die u in de sectie wilt opnemen te markeren. Wanneer u op "Document weergeven" klikt en vervolgens op "Maken" klikt, voegt Word een regel toe bovenaan de sectie en één onderaan om u te laten weten dat u een subdocument hebt gemaakt. U kunt deze techniek gebruiken om andere grote delen van gerelateerde informatie om te zetten in subdocumenten. Wanneer u klaar bent, ziet alles er hetzelfde uit, met uitzondering van de scheidingslijnen die Word toevoegt om de subdocumenten te scheiden.
Beheer van subdocumenten
U zult het nut van subdocumenten begrijpen wanneer u klikt op de knop "Subdocumenten samenvouwen" in het gedeelte Omtrek van het lint. Nadat u dat hebt gedaan, verdwijnt de tekst van alle documenten en ziet u alleen hyperlinks. De hyperlink van elke sectie bevat de kopnaam die u voor die sectie hebt getypt. Als u twee dozijn secties hebt gemaakt, zouden de hyperlinks slechts twee dozijn regels bevatten, omdat de tekst die ze bevatten is samengevouwen. U kunt de tekst uitbreiden door te klikken op "Subdocumenten uitvouwen". Nadat u alle subdocumenten hebt uitgebreid, kunt u dubbelklikken op het plusteken dat naast de kop van elke sectie staat om de tekst van die sectie afzonderlijk samen te vouwen. Dubbelklik opnieuw op het teken "+" om die tekst te verbergen.
Extra functies voor subdocumenten
Naast dat u snel een sectie in een groot Word-document kunt vinden door secties in te klappen, kunt u ook de kracht van documentsegmentering benutten. Elke sectie die u maakt, wordt een fysiek bestand dat zich op uw harde schijf bevindt. De locatie van het bestand wordt weergegeven als onderdeel van de tekst van de hyperlink. Dit betekent dat wanneer u dubbelklikt op het witte pictogram naast een hyperlink, Word de sectie in een nieuw venster opent. Hiermee kunt u aan uw Sales-sectie werken, bijvoorbeeld, in isolatie - vrij van de afleiding van de omringende tekst. Omdat je maar met één sectie werkt, zou je dingen sneller moeten kunnen vinden dan in een groot document. Nadat je dit alles hebt ingesteld, zul je genieten van het beste van beide werelden; alle subdocumenten zullen bestaan als onderdeel van één hoofddocument en u kunt dubbelklikken op het witte pictogram naast de hyperlink van een subdocument om afzonderlijk aan dat subdocument te werken. Wanneer u naar de ontwerpmodus overschakelt door op 'Beeld' te klikken en vervolgens op 'Concept' te klikken, wordt alles weer normaal en ziet u uw originele document en alle secties als geheel.