Hoe een KPI te meten

Effectief gebruik van gegevens is steeds belangrijker geworden in het bedrijfsleven van de 21e eeuw. De steeds groter wordende mogelijkheden van desktop- en laptopcomputers samen met de drastisch afnemende kosten voor gegevensopslag zorgen ervoor dat gegevensverzameling en strategisch gebruik binnen het bereik van kleine bedrijven blijven. Een van de belangrijkere beschikbare strategieën is het formuleren van key performance indicators (KPI's). Nadat de KPI is geïnstalleerd, kunt u in realtime bijhouden hoe goed uw bedrijf de belangrijkste doelstellingen bereikt. Een meetbare KPI heeft specifieke kenmerken.

KPI Gedefinieerd

Een KPI is een kwantificeerbare prestatiemeting die het mogelijk maakt om in real time te zien hoe goed uw bedrijf een belangrijke doelstelling bereikt. Om effectief te zijn, moet een KPI goed gedefinieerd zijn en gecommuniceerd worden doorheen de hele organisatie.

Voorbeelden van KPI's

Voorbeelden van KPI's voor verkoop zijn

• Verkoopgroei -

  dagelijks * Omzetgroei -

  maandelijks * Omzetgroei -

  per outlet, stad of regio * Resource kosten per klant (trend)

Meetbaar KPIS kan de prestaties verbeteren voor elk aspect van uw bedrijf. Financiële KPI's zoals nettowinstmarge en quick ratio (contant bij de hand + verhandelbare effecten + debiteuren ÷ lopende verplichtingen) tonen winsttrends en hoe goed het bedrijf een neerwaartse trend kan doormaken. Een projectmanagement-KPI zoals "Geschatte uren versus werkelijke uren voor voltooiing van projectmodules" geeft de nauwkeurigheid van projectwerkvoorspellingen aan; een vergelijking van deze KPI voor verschillende projectmanagers helpt het management specifieke gebieden te begrijpen waar verbetering van projectbeheer nodig is.

Meetbare doelstellingen vaststellen

Hoe u een KPI meet, hangt natuurlijk af van de specificaties van de KPI die wordt gemeten. Maar bepaalde generalisaties zijn van toepassing. De eerste en essentiële stap bij het creëren van een effectieve KPI is dat de vastgestelde doelen specifiek en afgebakend zijn. _ "Verhogen van de verkoop" is geen erg effectieve KPI omdat het onderliggende idee van een omzetstijging een overeenkomst moet zijn over wat haalbaar is en wat nodig is in een bepaald tijdsbestek en een verkoopregio. Als een concurrent met een soortgelijk product in hetzelfde verkoopgebied bijvoorbeeld de verkopen verhoogt met een maandelijks percentage van 7 procent, betekent dit dat een verkoopgroei van 7 procent haalbaar is.

Kritieke succesfactoren vaststellen

Zodra een specifiek en meetbaar doel is vastgesteld, moeten factoren die leiden tot het bereiken van dat doel binnen de opgegeven termijn worden vermeld, begrepen en overeengekomen. Een KPI met omzetgroei kan bijvoorbeeld zijn: "Een toename van 11 procent in de omzetgroei in de komende 90 dagen in de regio El Paso." Zelfs dan kan het stijgingspercentage niet uit de lucht gegrepen worden, maar heeft het data-ondersteuning nodig. Hoe goed, in vergelijking, zijn concurrenten de verkoop in hetzelfde gebied aan het verhogen? Hoe goed heeft het bedrijf in het verleden kunnen voldoen aan de doelstellingen voor omzetgroei? Hoe meer typen beschikbare informatie zijn geanalyseerd, des te realistischer en haalbaarder zijn de doelen die voor specifieke KPI's zijn vastgesteld.

Consistente meting en beoordeling

Zodra een KPI is gedefinieerd, moeten methoden voor het meten en beoordelen van prestaties in de praktijk worden gedefinieerd en uitgevoerd. Vaak moet de beoordeling worden opgesplitst in segmenten. Om aan een verkoopdoelstelling te voldoen, moet een bepaald aantal verkoopcontacten en verkoopvoorstellen worden geïnitieerd. Deze moeten binnen het gewenste tijdsbestek worden gekwantificeerd. Als een KPI kan worden opgesplitst in componenten en elk van deze componenten consistent wordt gemeten en beoordeeld, neemt de kans toe dat de KPI aan de gewenste doelstellingen voldoet.