Hoe een klantenserviceaanvraag volgen?

Als eigenaar van een klein bedrijf zijn uw klanten de kern van uw bedrijf. Zonder hen is succes ongrijpbaar. Wanneer uw klanten een aanvraag indienen, verwachten zij dat u dit zo goed mogelijk doet. Serviceaanvragen zijn er in verschillende vormen, zoals om tastbare items te kopen, om u te contracteren om een ​​service uit te voeren, of om een ​​klacht in te dienen over uw producten of diensten. Om uw klanten een efficiënte service te bieden, moet u een systeem ontwikkelen waarmee u hun aanvragen kunt volgen.

1.

Creëer individuele bestanden op de harde schijf van uw computer voor al uw klanten. Maak bijvoorbeeld een map op uw C-station en noem deze "Huidige serviceverzoeken". Maak in deze map bestanden voor elk van uw klanten en labeer ze op de betreffende klantnaam. Maak een andere map op de C-drive en label het "Gesloten serviceaanvragen." Creëer individuele bestanden voor elk van uw klanten in de "Gesloten" map.

2.

Ontwikkel een sjabloon voor serviceaanvragen via een spreadsheet of tekstverwerkingsprogramma. Typ 'Serviceaanvraag' vetgedrukt, gecentreerd over de pagina. Een paar spaties links van de pagina bevatten uw bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer en e-mailadres. Zet de klantgegevens naar rechts. Dit omvat klantnaam, adres, telefoonnummer en e-mailadres.

3.

Maak de nodige kolommen onder de kop en wijs koppen toe die betrekking hebben op het serviceverzoek. Koppen kunnen bijvoorbeeld luiden: "Verzoekdatum", "Verzoek ingediend door" en "Beschrijving". Maak voldoende ruimte voor de kolom "Beschrijving", zodat gedetailleerde informatie kan worden ingevoerd als dat nodig is.

4.

Teken een "Opmerkingen" vak aan de onderkant van de pagina, naar links. Geef in 'Opmerkingen' aanvullende informatie over de aanvraag op, zoals de manier waarop deze wordt beheerd en de geschatte tijdlijn. Tik rechtsonder op de pagina een regel en typ 'Geaccepteerd door' voor de persoon die de aanvraag indient schrijf zijn naam. Onder die lijn, vaardig een andere regel uit en typ 'Voltooide datum'.

5.

Sla het verzoek op in de map "Current Service Requests" onder de juiste bestandsnaam. Neem na het verwerken van het verzoek contact op met de klant om te zien of ze tevreden is. Als dat zo is, voert u de voltooide datum in het serviceverzoek in en slaat u het document op onder de map "Closed Service Requests" in het respectieve bestand. Voor back-updoeleinden en om de betrouwbaarheid van uw archiveringssysteem te vergroten, stelt u twee hard-copymappen in, een voor 'Huidige serviceaanvragen' en de andere voor 'Gesloten serviceaanvragen'. Sorteer elk papieren document alfabetisch in de respectieve map.

Tips

• Werk het serviceverzoek bij om alle contactpersonen die bij de klant optreden te laten zien voordat u deze voltooit.
• Maak het verzoek zo gedetailleerd mogelijk, zodat u het probleem gemakkelijk kunt herkennen en eraan kunt werken. Dit komt ook van pas bij het oplossen van klantgeschillen. Het hebben van goede notities helpt om misverstanden op te helderen en miscommunicatie te voorkomen.
• Als u een aanzienlijk klantenbestand hebt, overweeg dan om beheersoftware voor serviceverzoeken aan te schaffen om de ondersteuningsefficiëntie te vergroten. Op basis van ingevoerde gegevens kunt u met de software aanvragen, schema's en status beheren en volgen.