Hoe de vorderingen van een Medical Practice te traceren
Debiteuren is het bedrag dat uw klanten aan het einde van de boekhoudperiode verschuldigd zijn. Ze ontstaan wanneer u uw medische diensten tegen kredietvoorwaarden verstrekt. Het voortdurend volgen van uw debiteuren vergemakkelijkt een tijdige betaling van uw schulden. Uw medische bedrijf riskeert het opbouwen van slechte schulden als u uw debiteuren niet bewaakt. Als zodanig is de beslissing om uw gezondheidszorgdiensten op kredietvoorwaarden aan te bieden, de bijkomende verantwoordelijkheid voor het beheer van debiteuren.
Tijdige facturering
Bereid uw facturen voor en verzend deze onmiddellijk nadat u medische diensten op krediet hebt overgemaakt. Elke factuur moet de naam, het rekeningnummer, de transactiedatum, de beschrijving van de verleende medische diensten, de aangeboden kortingen en het totaal te betalen bedrag bevatten. Deze details zullen van cruciaal belang zijn bij het volgen van uw debiteuren nadat ze naar uw verkoopjournalen en grootboekrekeningen zijn overgebracht. Facturen zijn ook handig in het geval van fouten of geschillen, zoals te hoge bedragen en te lage bedragen, die in de toekomst kunnen ontstaan. Voer vervolgoproepen uit om te bevestigen dat uw klanten hun facturen hebben ontvangen.
Verslag van de schuldenaar
Een oud debiteurenrapport is een schema van uw debiteuren, het bedrag dat elke klant verschuldigd is en de vervaldatums van de schulden. Een oud debiteurenrapport voorbereiden in een computerwerkblad. Het rapport moet kolommen bevatten voor de datum, klantnamen en klantaccountcodes, evenals 30 dagen, 60 dagen, 90 dagen en 120 dagen kolommen. Vermeld uw klanten in alfabetische volgorde in rijen, zodat u ze gemakkelijker kunt bekijken. Sla twee rijen achter de laatste klantnaam over en voeg de woorden 'Totaal bedragen' in. Selecteer de aangrenzende cel in de kolom van 30 dagen en klik op AutoSom in uw werkbladmenu om de totale rekeningen te ontvangen voor de periode van 30 dagen. Herhaal de procedure tot de kolom van 120 dagen. Een dergelijk oud debiteurenrapport geeft een overzicht van de facturen van elke klant en stelt u in staat om het incasseren van de schulden bij te houden zodra ze verschuldigd zijn. Als een factuur die 60 dagen na de verkoopdatum moet worden betaald 90 dagen overschrijdt, moet dit bijvoorbeeld een waarschuwing genereren voor het verzenden van herinneringsbrieven of e-mails om betaling te vragen. Alle schulden die langer dan 120 dagen uitstaan, zouden meer agressieve acties moeten in gang zetten, zoals het inschakelen van schuldinzamelaars of het aankloppen van debiteuren.
Monitoring van de incassokoersen
Volgens de Principles of Accounting.com website, kunt u de debiteurenratio gebruiken om uw incasso te bewaken. De verhouding geeft het aantal keren weer dat u uw debiteuren tijdens de boekhoudperiode in contanten kon converteren. Om uw omzetratio voor handelsvorderingen te berekenen, deelt u uw netto kredietverkopen met uw gemiddelde netto-handelsvorderingen. De gemiddelde netto-handelsvorderingen is de som van uw netto-rekeningen aan het begin en einde van de periode gedeeld door twee. Als uw netto kredietverkopen bijvoorbeeld $ 160.000 waren, netto openstaande rekeningen $ 8.000 en netto einddeclaraties $ 10.000, dan is uw omzetomzetratio $ 160.000 / [$ 8.000 + $ 10.000 / 2] = $ 160.000 / $ 9.000 = 17.8. U zou dit cijfer moeten kunnen vergelijken met de vorige boekhoudperioden om te bepalen of u het gewenste trackrecord in uw schuldverzameling behoudt.
Voorzorgsmaatregelen
Wanneer u uw medische diensten op krediet verleent, moet uw doelstelling worden geleid door het doel om langetermijnrelaties met klanten op te bouwen en om spraakmakende klanten, zoals zakelijke klanten, aan te trekken. Het is echter even belangrijk om voorzorgsmaatregelen te treffen en uw klanten grondig te screenen voordat u uw medische diensten tegen kredietvoorwaarden aanbiedt. Voer due diligence-procedures uit, zoals het verifiëren van de kredietgeschiedenis van uw potentiële kredietcliënten om de kans te verkleinen dat een groot aantal wanbetalers krediet wordt verleend. Bovendien wordt het gemakkelijker om uw debiteuren voor uw medische praktijk te traceren wanneer u over een betrouwbare pool van debiteuren beschikt.