Hoe geld te traceren en te betalen met Excel

Veel kleine bedrijven hebben een systeem nodig voor het bijhouden van geld dat verschuldigd is over contracten of projecten. Klanten kunnen betalen in de loop van de tijd of op verschillende mijlpalen; dus moeten bedrijven beschikken over een betrouwbaar systeem voor het volgen van inkomsten. Een freelance schrijver kan bijvoorbeeld het verschuldigde geld bijhouden voor een groot copywritingproject dat in fasen is voltooid. Excel is een krachtig programma dat het verschuldigde en betaalde geld gedurende een bepaalde periode kan volgen.

Excel-spreadsheets gebruiken

Een Excel-spreadsheet heeft aanpasbare kolommen en rijen. Over het algemeen geef jezelf een paar rijen ruimte om titelinformatie en samenvattingssecties toe te voegen die het eigendom van het geld beschrijven. De titel kan bijvoorbeeld de naam bevatten van het bedrijf dat het geld verschuldigd is en voor welk doel: rij 1, kolom A krijgt de titel 'Bedrijf XYZ; 10.000 woorden van kopie'.

Elke kolom wordt gedefinieerd door een letter en de rij wordt bepaald door een cijfer, dus elke cel heeft een specifiek adres. Voor dit voorbeeld, start in cel A4. Gebruik deze rij om uw kolomgegevens te definiëren. Titel van de kolommen: kolom A, "Betaling datum ontvangen"; kolom B, "Bedrag betaald"; en kolom C, "Running Total."

Als u een nieuwe gebruiker van Excel bent, geeft u de kolom een ​​naam door op de cel te klikken waaraan u informatie wilt toevoegen en typt u de kolom. Mogelijk ziet u dat de kolommen niet de juiste grootte hebben en een deel van de gegevens verbergen. Wijzig de grootte van de kolommen door de kolom boven aan de spreadsheet te selecteren en de cursor op de kolomrand te plaatsen; klik en verplaats de cursor naar rechts om de kolom uit te vouwen. Herhaal dit voor alle gewenste kolommen.

Maak de Running Total Section

Voer de initiële gegevens in onder de kolomtitels in rij 5. Dit omvat de contractdatum en het totale bedrag van de verschuldigde bedragen voor het werk. Neem bijvoorbeeld aan dat het projectcontract op 8 juni 2017 is ondertekend voor $ 5.000. Voer in cel A5 de datum van het contract in: "6/8/2017." Omdat er nog geen geld is betaald, voert u '$ 0' in cel B5 in. Voer het totale verschuldigde bedrag in, in dit voorbeeld "$ 5000", in cel C5, de kolom Running Total.

Tot dit punt is het Excel-blad alleen informatief. Verander vervolgens deze informatie in een echte tabel. Selecteer de eerste ingevoerde cel, in dit voorbeeld is dit cel A4, 'Datum ontvangen betaling'. Gebruik het menu Invoegen aan de bovenkant van de pagina en selecteer Tabel. (Of klik op het tabelmenu en klik op de gewenste look.) Excel vult automatisch de gebruikte cellen in rij 4 in donkerblauw en de gevulde cellen in rij 5 lichter blauw. (Merk op dat verschillende versies van Excel enigszins verschillende procedures kunnen hebben om de tabel in te voegen, en formules zullen nog steeds werken zonder de informatie in een tabel te veranderen.)

Begin met het invoeren van betalingen

Gebruik rij 6 en verder om betalingen in te voeren en bij te houden. Stel dat de eerste betaling op 1 juli 2017 is gedaan voor $ 100. Voer de datum in cel A6 in: "7/1/2017." Voer vervolgens "$ 100" in cel B6 in. De betaling van $ 100 moet worden afgetrokken van de oorspronkelijke verschuldigde $ 5000. Typ "= C5-B6" in cel C6, wat de kolom "Lopend totaal" is en druk op Enter. De vergelijking berekent automatisch het nieuwe verschuldigde bedrag in cel C6: $ 4.900.

Tip

• (B6 of [Bedrag betaald] kan door elkaar worden gebruikt).

De tabel heeft de mogelijkheid om deze vergelijking oneindig uit te breiden door eenvoudig de onderste onderste cel naar beneden te slepen. In dit geval is de onderste cel rechtsonder de C6 die al $ 4.900 heeft ingevoerd. De rechteronderhoek van C6 in de tabel is een klein vakje 'handle'. Dit is de plek om te pakken en te slepen. De tafel strekt zich uit tot aan het slepen, afwisselend licht en donkerder blauwe rijen om gemakkelijker te kunnen bekijken.

U ziet "$ 4.900" uitbreiden naar beneden in alle cellen die in rij C onder het lopend totaal zijn verlengd. Dit komt omdat er nog geen andere betalingen zijn gedaan. (Maak je geen zorgen over de fout die je waarschuwt voor het aftrekken van lege cellen.) Wanneer de volgende betaling op 1 augustus 2017 voor $ 100 komt, voer je "8/1/2017" in cel A7 en "$ 100" in cel B7 in. Bij het invoeren van cel A7 past de kolom Running Total automatisch cel C7 (en verder) aan en herberekent het totaal opnieuw naar $ 4.800. Ga door met het invoeren van betalingen op deze manier zoals ontvangen om de lopende totaalafname te zien.

Tip

• Let op: betalingen hoeven niet hetzelfde te zijn om in de kolom Totaal aantal werken te werken.

  Als u wilt dat uw datacellen anders worden weergegeven, kunt u de stijl wijzigen in het menu Opmaak.