Hoe de afzender op gecertificeerde post te traceren

Voor veel ondernemers kunnen gewaarmerkte kennisgevingen van mail angstgevoelig zijn, vooral als je weet dat je een dag of twee moet wachten om je e-mail te ontvangen. Gelukkig zijn er manieren waarop je die kleine perzikkleurige melding kunt gebruiken om de waarschijnlijke afzender van de brief te bepalen. Zelfs als je vermoedt dat de envelop slecht nieuws bevat, kan het feit dat je weet wie de envelop heeft verzonden helpen om je voor te bereiden op de situatie.

Gecertificeerd e-mailgedefinieerd

Gecertificeerde e-mail is een add-on-service die wordt aangeboden door de US Postal Service. Verzenders ontvangen een bewijs dat ze de correspondentie hebben gemaild, een artikel kunnen volgen terwijl het onderweg is en een bewijs van levering ontvangen. Tegen een extra vergoeding kan de afzender ook vragen dat de persoon die de e-mail accepteert (niet noodzakelijk de geadresseerde) ondertekent voor het artikel. Het postkantoor levert vervolgens het bewijs van de handtekening aan de afzender.

Het doel van gecertificeerde e-mail is tweeledig: het creëert extra beveiliging voor een pakket of brief terwijl het onderweg is, en het biedt afzenders het bewijs dat ze iets hebben gemaild. Redenen waarom een ​​afzender dit soort bewijs wil hebben, zijn onder andere:

• De afzender is verantwoordelijk voor het verzenden van een contract, cheque of een ander document op een specifieke datum. Gecertificeerde e-mail levert het bewijs dat de afzender deed wat nodig was.

• De afzender en ontvanger bevinden zich in een juridisch geschil. In sommige staten kan gecertificeerde post worden gebruikt als een manier om documenten te dienen. Gecertificeerde post biedt ook een papieren spoor dat nodig kan zijn om communicatie tijdens het conflict te documenteren.

• De afzender probeert contact te maken met iemand die niet heeft gereageerd op eerdere pogingen om te communiceren. Door een aangetekende brief te sturen, kan de afzender te goeder trouw een poging doen om contact op te nemen.

Notice-Left Forms

Als de afzender van gecertificeerde post alleen een afleverbewijs aanvraagt, plaatst de postbode de brief of het pakket in de mailbox van de ontvanger nadat de traceercode is gescand. In gevallen waarin de afzender heeft gevraagd om een ​​handtekeningbevestiging, zal de postkoerier proberen een volwassene te vinden om te tekenen voor de levering. Als niemand beschikbaar is om te tekenen, laat de koerier een slip achter zodat de ontvanger weet hoe hij het pakket van het postkantoor moet ophalen of een nieuwe bezorgpoging kan aanvragen. Officieel is deze notitie een PS-formulier 3849, ook wel een "Kennisgeving overgelaten" genoemd.

Tip

• PS-formulier 3849 wordt gebruikt om ontvangers op de hoogte te stellen van alle soorten e-mail die niet kunnen worden bezorgd, dus neem niet aan dat elke perzikkleurige strook in uw postvak bestemd is voor gewaarmerkte e-mail.

De afzender identificeren

In 2018 heeft de USPS zijn formulieren links-links bijgewerkt met een spatie waar de postbode de naam van de afzender kan schrijven. Dit zou voldoende moeten zijn om de afzender te identificeren. Als de naam van de afzender om welke reden dan ook niet op de melding staat, draait u hem om en vindt u de trackingcode van het item. Ga naar USPS.com en verzend het trackingnummer. Het volgsysteem geeft u mogelijk alleen de stad, staat en postcode van de afzender, maar dit kan alle informatie zijn die u nodig hebt om de identiteit van de afzender te bepalen.

Tip

• In sommige gebieden biedt USPS "Informed Delivery", een service die u op de hoogte stelt van inkomende e-mail en die u een foto geeft van de buitenkant van enveloppen van Letter-formaat. Als u over deze service beschikt, wordt u automatisch op de hoogte gesteld van een aangetekende brief die onderweg is en, als de envelop voldoet aan de USPS-normen, kunt u het retouradres van de correspondentie bekijken.

Misverstanden over gecertificeerde post

Omdat gecertificeerde post vaak wordt gebruikt om correspondentie van een gevoelige aard te verzenden, is het begrijpelijk dat u misschien ongerust bent over het ophalen van uw brief. Het vermijden van een stuk gecertificeerde post, vooral zakelijke post, is echter zelden een goed idee. Dit is waarom:

• Gecertificeerde post is vaak belangrijk: rechtszaken, huisuitzettingen en belastingaudits zijn onaangename zaken, maar ze gaan niet weg, alleen omdat u ze negeert. Hoe eerder u ze kent, hoe sneller u actie kunt ondernemen. In sommige gevallen kan het vroegtijdig aanpakken van het probleem zowel kosten als ongemak minimaliseren.

• Weigeren van e-mail beschermt u niet: afzenders gebruiken gecertificeerde e-mail voor hun eigen bescherming. Als u probeert te voorkomen dat u een situatie aanpakt, zoals een rechtszaak of een enorme belastingfactuur, zal dit uiteindelijk gebeuren met of zonder uw medewerking.

• Er zit iets leuks in die envelop: een advocaat die de nalatenschap van een vriend of familielid behandelt, kan proberen u te bereiken met nieuws over een legaat. Mogelijk heeft een van uw klanten u een cheque gestuurd. Als u uw e-mail niet ophaalt, mist u misschien goed nieuws of zelfs geld.