Tijdgevoelig werk bijhouden

Bedrijven die voor klanten werken, zijn verantwoordelijk voor het tijdig en op tijd afronden van projecten. Vaak is er een vastgesteld aantal uren toegewezen aan taken voor elk project en moet een teamleider ervoor zorgen dat zijn team zich aan deze uren houdt, terwijl het project tegelijkertijd wordt voltooid in het aantal toegewezen dagen. Er is een effectieve manier om tijdgevoelig werk te plannen en te beheren met behulp van Microsoft Word en Outlook.

Het productieprogramma maken

1.

Open Microsoft Word en maak een nieuw document.

2.

Maak een tabel met twee kolommen en zoveel rijen als er taken in het project zijn. In Microsoft Word 2008 en nieuwere versies is de tabelfunctie te vinden in het menu Invoegen.

3.

Geef in de linkerkolom de datum aan waarop een taak moet worden voltooid.

4.

Beschrijf in de rechterkolom de taak die moet worden uitgevoerd, wie is toegewezen en hoeveel uren ze hebben voor uitvoering. Bijvoorbeeld: "Dave (2 uur) om een ​​projectbeschrijving te maken" of "Sarah (6 uur) om nieuwe diagrammen te maken."

5.

Herhaal de vorige twee stappen voor elke taak die moet worden voltooid.

Het productieschema delen en onderhouden

1.

E-mail het volledige projectteam met het volledige schema. Vraag de teamleden om het schema te bekijken en eventuele vragen te stellen over mogelijke conflicten of zorgen.

2.

Afhankelijk van de tijdlijn van het project, aan het begin van elke dag of elke week, kopieert en plakt u de taken voor die periode in de hoofdtekst van een e-mail. E-mail dit naar het projectteam als herinnering voor wat er moet worden voltooid.

3.

Ga elke dag naar het originele Microsoft Word-schema. Gebruik de doorstreepletterfunctie in het hoofdmenu om taken uit te schakelen die zijn voltooid. Dit helpt de projectleider om de voortgang bij te houden.

Herinneringen plannen, Ins en vergaderingen controleren

1.

Markeer alle fasen van het productieprogramma met een vergadering of een belangrijke deadline.

2.

Maak een Outlook-kalenderafspraak voor elk teamlid dat bij deze fasen betrokken is. Als een ontwerper bijvoorbeeld een bestand ter beoordeling naar de creative director moet sturen, plant dan een herinnering voor zowel de ontwerper als de creative director met de titel 'Designbestanden overdragen voor eerste beoordeling'.

3.

Als mensen over meerdere projecten beschikken en de tijd krap is, kan Outlook worden gebruikt om de tijd in hun schema's te blokkeren, zodat ze niet aan andere vergaderingen worden toegewezen. De projectleiding kan bijvoorbeeld een daglange afspraak maken voor een technicus met de naam "Herziening en afronding van specificaties voor clientoverdracht".

Dingen nodig

  • Microsoft Office
  • Microsoft Word
  • Microsoft Outlook

Tip

  • Vraag elk teamlid om de teamlead in te checken of te kopiëren wanneer hij een taak voltooit. Hierdoor blijft iedereen op dezelfde pagina. Als de teamleider niets hoort over een specifieke taak, geeft dit aan dat hij moet inchecken.

Waarschuwing

  • Zoals met elk project, kunnen tijdlijnen verschuiven terwijl ze aan de gang zijn. Het is belangrijk dat een teamlid of projectleider eigenaar wordt en het tijdgevoelige werk volgt, zodat belangrijke stappen en deadlines niet worden gemist.

Aanbevolen

Hoe maak je een ingesloten Google Agenda Show in Agenda
2019
Informatie over SWOT-analyse
2019
Hoe u uw werk kunt maken dat auteursrechtelijk is beschermd op Blogger
2019