Hoe Vakantie & Zieke Tijd te volgen
Als u uw werknemers vakantie en ziekteverlof aanbiedt, moet u een geschreven bedrijfsbeleid ontwikkelen om ervoor te zorgen dat de tijd wordt gebruikt zoals bedoeld. De richtlijnen moeten bevatten hoe vakantie- en ziektijden worden opgebouwd, mate van opbouw en vereisten om in aanmerking te komen. U hebt ook een volgsysteem nodig waarmee u of uw managers de tijd van de werknemer goed kunnen plannen.
Gebruik uw spreadsheet
Het gebruik van een spreadsheet voor het bijhouden van vakantie- en ziektijden is niet duur. Het kan tijdrovend zijn, omdat het afhankelijk is van handmatige invoer, maar als je niet veel werknemers hebt, zou dit alternatief prima moeten werken. Als u een sjabloon wilt maken, maakt u regels voor de start- en einddatums van de betaalperiode boven aan de pagina. Schrijf vervolgens de kolomkoppen voor 'Beginsaldo', 'Gebruikt' en 'Eindsaldo'. Maak hieronder een kolomkop voor 'Werknemernaam'. Noteer in diezelfde rij, onder Beginsaldo, Gebruikt en Eindbalans, afzonderlijke subkoppen voor 'Vakantie' en 'Ziek'. Typ de beginsaldi van elke medewerker onder de respectieve kolommen. Elke betaalperiode voert u de tijd in die u hebt genomen in de gerelateerde kolom 'Gebruikt'. Voer de juiste formules in zodat de spreadsheet de veranderende saldi kan volgen.
Payroll en HR-systeem
U kunt ook vakantie- en zieke tijd volgen via payroll- en human resources-software. Deze methode is effectief als u uw loonlijst verwerkt of uw HR-functies intern beheert in plaats van deze taken uit te besteden. In dit geval hebt u software nodig die tijd en aanwezigheid, salarisverwerking en HR-functies mogelijk maakt. Na het verwerken en sluiten van de payroll voor elke betaalperiode, actualiseert het systeem de vakantie- en ziektekosten van werknemers. U kunt ook aangepaste rapporten genereren en afdrukken.
Time-Off Tracking Software
Als u geen salaris- of personeelsresourcesoftware hoeft te kopen, kunt u overwegen een time-off-trackingprogramma aan te schaffen. Dit is een stand-alone systeem waarmee u vakantie- en zieke tijd kunt bijhouden en aangepaste rapporten kunt genereren en afdrukken. Sommige time-off-systemen hebben een zelfbedieningsportal, waar werknemers aanvragen voor vakantie en verzuim snel kunnen indienen bij hun managers ter goedkeuring. Extra functies kunnen een bedrijfsdirectory zijn, zodat werknemers elkaar kunnen vinden en een toepassing waarmee managers in behandeling zijnde en goedgekeurde verlofaanvragen kunnen bekijken.
Track om hoofdpijnen te besparen
Onjuiste tracking kan ertoe leiden dat medewerkers negatieve saldi lopen en worden betaald voor vrije tijd die ze niet hebben. Het kan er ook voor zorgen dat managers de tijd verkeerd plannen, wat de operationele stroom van hun afdeling kan verstoren. Afhankelijk van de staatswetgeving of het bedrijfsbeleid, moet u mogelijk ongebruikte vakantietijd betalen wanneer een werknemer eindigt. Voor een correcte uitbetaling hebt u een betrouwbaar volgsysteem nodig.