Ideeën voor het starten van een vergadering
Een zakelijke bijeenkomst is een tijd waarin mensen ideeën delen over een specifiek onderwerp en proberen oplossingen voor problemen te ontwikkelen. Een van de uitdagingen is manieren vinden om effectief een vergadering te starten. Elke vergadering moet een voorzitter hebben die verantwoordelijk is voor de stroom van de vergadering. De voorzitter moet bepaalde acties ondernemen om de vergadering op de juiste manier te starten.
Agenda
Breng minstens twee weken voordat uw vergadering gepland staat een agenda naar elke deelnemer door. De agenda schetst het vergaderrooster, de onderwerpen die behandeld moeten worden en wie er zal spreken. Als de agenda verandert, geef dan onmiddellijk een wijzigingsmemo aan de aanwezigen. Moedig deelnemers aan om de agenda te bestuderen en van tevoren vragen of presentatiemateriaal voor te bereiden om een vlotte vergadering mogelijk te maken.
Starttijd
De voorzitter moet minstens 10 minuten te vroeg in de vergaderruimte aanwezig zijn om, als de kamerplanning dit toelaat, de vergadering in te stellen en hand-outmaterialen te maken. De agenda geeft een starttijd voor de vergadering en een goede vergadering begint op het geplande tijdstip. Een vergadering die wordt uitgesteld of wordt uitgesteld kan aanwezigen het gevoel geven dat het onderwerp niet belangrijk is. Sommige aanwezigen veranderen hun schema om de vergadering te maken, dus op tijd beginnen biedt een hoge mate van professionele beleefdheid.
Basis regels
Voordat de vergadering begint, moet de voorzitter snel de basisregels voor de vergadering herzien. De voorzitter moet anderen herkennen om vragen en inbreng toe te staan. Iedereen die consequent praat voor de beurt of de vergadering onderbreekt met uitbarstingen, wordt gevraagd de vergadering te verlaten. Door de grondregels meteen aan het begin van de vergadering te behandelen, wordt een ontmoeting met het decorum bereikt en kan de vergadering snel worden verplaatst.
Beoordeling
Als de vergadering deel uitmaakt van een reguliere serie, is het een goed idee om de minuten van de vorige vergadering te bekijken voordat u begint. Dit helpt deelnemers herinneren aan eerder uitgevoerde zaken en belangrijke aankondigingen die tijdens de laatste bijeenkomst zijn gedaan. Als de vergadering geen deel uitmaakt van een serie, moet de voorzitter de vergadering starten met een korte samenvatting van het doel van de vergadering en wat de deelnemers hopen te bereiken tijdens de vergadertijd.