Het belang van zakelijke organisatiecommunicatie

Organisatiecommunicatie verwijst naar de vormen en communicatiekanalen tussen leden van organisaties zoals bedrijven, non-profitorganisaties of kleine bedrijven. Studies hebben een sterke relatie gevonden tussen de niveaus van communicatie in een organisatie en de prestaties en tevredenheid van het werk. Organisatorische communicatie kan formeel of informeel zijn, in verschillende richtingen stromen en gebruik maken van verschillende media.

Aanwijzingen voor communicatie

Organisatorische communicatie vindt opwaarts, neerwaarts en horizontaal plaats. Neerwaartse communicatie stroomt van het managementniveau naar het personeel via formele kanalen zoals beleidshandleidingen, regels en voorschriften en organigrammen. Opwaartse communicatie wordt geïnitieerd door personeel en gericht op leidinggevenden; het neemt vaak de vorm aan van een klacht of een verzoek. Horizontale communicatie vindt plaats wanneer collega's elkaar ontmoeten om kwesties van gemeenschappelijk belang te bespreken, problemen op te lossen en informatie te delen.

leidend

In het boek "Organisatiecommunicatie: uitdagingen van verandering, diversiteit en continuïteit", identificeert William Neher de vijf belangrijkste functies van zakelijke communicatie als toonaangevend, rationaliserend, probleemoplossend, conflictbeheersing en complianceverbetering. De functie van leidinggeven is belangrijk om het management in staat te stellen instructies op een duidelijke, specifieke manier uit te vaardigen zodat werknemers ze zonder problemen kunnen volgen. Dit is over het algemeen neerwaartse communicatie.

rationaliseren

Met deze functie kan het management de redenen voor instructies uitleggen op een manier die werknemers kunnen begrijpen. In deze context is het neerwaartse communicatie; rationaliseren is echter ook belangrijk om werknemers in staat te stellen kwesties onder de aandacht van het management te brengen, met behulp van opwaartse communicatie om dit te doen. Als een werknemer bijvoorbeeld een motivatieprobleem identificeert, kan hij dit omhoog formeel communiceren met het management en rationalisatie gebruiken om de potentiële impact van het probleem op de winstgevendheid te benadrukken.

Probleemoplossing

De meeste bedrijven houden regelmatig vergaderingen om zaken te bespreken zoals productiecycli, levertijden, prijsmarges en andere gebieden waar zich ongebruikelijke situaties kunnen voordoen die de prestaties van een bedrijf kunnen beïnvloeden. In deze bijeenkomsten speelt organisatorische communicatie een belangrijke rol bij het indienen van problemen, het brainstormen over mogelijke antwoorden en het afronden van oplossingen. Op deze manier haalt een bedrijf maximaal voordeel uit de capaciteiten van degenen die betrokken zijn bij de communicatie, die horizontaal en vaak informeel verloopt.

Conflictbeheer

Conflicten op de werkplek kunnen leiden tot het verlies van getalenteerde werknemers, het indienen van grieven en mogelijk rechtszaken. Het managen van conflicten door alle partijen bij elkaar te brengen om hun verschillen in een veilige gematigde omgeving te bespreken, is een belangrijke functie van organisatorische communicatie. Dit type communicatie omvat gewoonlijk alle drie communicatierichtingen en hoewel discussies informeel kunnen zijn, worden de uiteindelijke beslissingen meestal formeel gecommuniceerd.

Compliantie verkrijgen

Het is noodzakelijk voor werknemers om te voldoen aan de richtlijnen van medewerkers. Om dit te doen, moet het management luisteren naar feedback van het personeel en rekening houden met hun ideeën en opmerkingen. Feedback of tweerichtingscommunicatie kan zowel opwaarts als neerwaarts of horizontaal zijn en kan formeel of informeel zijn, maar het is belangrijk voor een bedrijf om open communicatiekanalen in staat te stellen de beste prestaties van werknemers te motiveren en te bereiken.