Het belang van planning in een organisatie
Planning helpt een organisatie een koers in kaart te brengen voor het bereiken van haar doelen. Het proces begint met het beoordelen van de huidige activiteiten van de organisatie en het identificeren van wat er operationeel verbeterd moet worden in het komende jaar. Van daaruit omvat planning het visualiseren van de resultaten die de organisatie wil bereiken en het bepalen van de stappen die nodig zijn om tot de beoogde bestemming te komen - succes, of dat in financiële termen wordt gemeten, of doelen die de hoogste beoordeling van de klanttevredenheid omvatten.
Efficiënt gebruik van middelen
Alle organisaties, groot en klein, hebben beperkte middelen. Het planningsproces biedt de informatie die het topmanagement nodig heeft om effectieve beslissingen te nemen over hoe de middelen kunnen worden toegewezen op een manier die de organisatie in staat stelt haar doelstellingen te bereiken. De productiviteit wordt gemaximaliseerd en middelen worden niet verspild aan projecten met weinig kans op succes.
Organisatiedoelen vaststellen
Het stellen van doelen die iedereen in de organisatie uitdagen om naar betere prestaties te streven, is een van de belangrijkste aspecten van het planningsproces. Doelen moeten agressief, maar realistisch zijn. Organisaties kunnen zichzelf niet toestaan om te tevreden te worden met hoe ze het momenteel doen - of ze zullen waarschijnlijk terrein verliezen aan concurrenten.
Het instellen van doelen kan een wake-up call zijn voor managers die zelfgenoegzaam zijn geworden. Het andere voordeel van het stellen van doelen komt wanneer prognoseresultaten worden vergeleken met werkelijke resultaten. Organisaties analyseren significante afwijkingen van de prognose en ondernemen actie om situaties te verhelpen waarin de inkomsten lager waren dan het plan of de uitgaven hoger.
Risico's en onzekerheid beheren
Het beheren van risico's is essentieel voor het succes van een organisatie. Zelfs de grootste bedrijven hebben geen controle over de economische en concurrentiële omgeving om hen heen. Er gebeuren onvoorziene gebeurtenissen die snel moeten worden aangepakt, voordat de negatieve financiële gevolgen van deze gebeurtenissen ernstig worden.
Planning stimuleert de ontwikkeling van 'what-if'-scenario's, waarbij managers proberen mogelijke risicofactoren in beeld te brengen en noodplannen te ontwikkelen om daarmee om te gaan. Het tempo van de veranderingen in het bedrijfsleven is snel en organisaties moeten hun strategieën snel kunnen aanpassen aan deze veranderende omstandigheden.
Teambuilding en samenwerking
Planning bevordert teambuilding en een geest van samenwerking. Wanneer het plan is voltooid en gecommuniceerd aan leden van de organisatie, weet iedereen wat hun verantwoordelijkheden zijn en hoe andere delen van de organisatie hun hulp en expertise nodig hebben om toegewezen taken uit te voeren. Ze zien hoe hun werk bijdraagt aan het succes van de organisatie als geheel en kan trots zijn op hun bijdragen.
Potentieel conflict kan worden verminderd wanneer het topmanagement de input van afdelingsmanagers of divisiemanagers vraagt tijdens het instellen van het doel. Individuen zijn minder geneigd om af te zien van budgettaire doelen wanneer ze inspraak hebben in hun creatie.
Concurrerende voordelen creëren
Planning helpt organisaties een realistisch beeld te krijgen van hun huidige sterke en zwakke punten ten opzichte van belangrijke concurrenten. Het managementteam ziet gebieden waar concurrenten mogelijk kwetsbaar zijn en maakt vervolgens marketingstrategieën om van deze zwakke punten te profiteren. Het observeren van acties van concurrenten kan organisaties ook helpen bij het identificeren van kansen die ze mogelijk over het hoofd hebben gezien, zoals opkomende internationale markten of kansen om producten aan geheel verschillende klantengroepen te verkopen.